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PORTARIA NORMATIVA Nº
199, DE 17 DE NOVEMBRO DE 2015
Publicada
no DOU de 19/11/2015
O SECRETÁRIO DE GESTÃO PÚBLICA, no uso das atribuições
que lhe conferem os incisos I e II, do art. 26, do Anexo do Decreto
nº 8.189, de 21 de janeiro de 2014, e considerando o disposto na
Lei
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentada pelo Decreto
nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, na Medida
Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, no Decreto
nº 6.932, de 11 de agosto de 2009, no Decreto
nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, no Decreto
nº 4.915 de 12 de dezembro de 2003,
RESOLVE:
Art. 1º Criar o Assentamento Funcional Digital - AFD para os servidores
públicos federais efetivos, comissionados ou a estes equiparados,
no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema
de Pessoal Civil da Administração Federal - Sipec, como forma
de agilizar o acesso à informação, subsidiar a tomada
de decisão, resguardar os direitos e os deveres dos órgãos,
entidades e de seus agentes.
§1º Para os efeitos desta Portaria Normativa, equiparam-se a
servidor os empregados públicos, os contratados temporariamente,
os residentes, os estagiários, os militares de ex-territórios
e do Distrito Federal e os participantes do Programa Mais Médicos.
§2º O AFD é considerado documento arquivístico
e deverá observar as orientações emanadas do Arquivo
Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos
de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal.
§3º O AFD será o meio de consulta ao histórico
funcional a ser utilizado pelos órgãos e entidades e os arquivos
que o compõe serão armazenados somente no Repositório
Central, com observância das regras de segurança, armazenamento
e preservação contidas no eArq Brasil aprovado pela Resolução
CONARQ nº 25 de 27 de abril de 2007, devendo estar protegidos de acesso,
uso, alteração, reprodução e destruição
não autorizados.
Art. 2º O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
disponibilizará sistema eletrônico para a gestão dos
documentos do AFD.
§1º Compete ao Departamento de Gestão de Sistemas e Informações
das Estruturas e da Força de Trabalho - DESIN, da Secretaria de Gestão
Pública, a expedição dos competentes atos disciplinadores
dos procedimentos técnicos e operacionais para execução
do processo de digitalização dos assentamentos funcionais
atuais e a inclusão de novos documentos digitais ou digitalizados
no AFD.
§2º As especificações dos tipos e formatos de documentos,
de atendimento obrigatório para a formação do AFD,
serão publicadas pelo DESIN em sítio da internet específico
e deverão obedecer às recomendações para Digitalização
de Documentos Arquivísticos Permanentes, aprovadas pelo Conselho
Nacional de Arquivos - CONARQ.
Art. 3º A implantação do AFD compete à unidade
de Recursos Humanos dos órgãos e entidades do Sipec e será
realizada em duas etapas, consistentes na:
I - inclusão de novos documentos funcionais, produzidos após
a data de lançamento oficial do Sistema Eletrônico de Informação
do Assentamento Funcional Digital - SEI-AFD, nos termos art.
8º; e
II - digitalização do legado dos documentos funcionais existentes
nos Assentamentos Funcionais Físicos.
Art. 4º O Assentamento Funcional Digital será único
por servidor, cabendo aos órgãos e entidades do Sipec a responsabilidade
pela inclusão de documentos e respectiva atualização.
§1º É vedada a duplicidade de assentamentos funcionais
digitais para um mesmo servidor, independentemente do órgão
em que estiver em exercício, salvo nos casos de acumulação
de cargos previstos em lei.
§2º O Assentamento Funcional Digital do servidor será
criado automaticamente pelo SEI-AFD, quando de sua inclusão no Sistema
de Gestão de Pessoas do Governo Federal.
§3º Os documentos dos beneficiários de pensão farão
parte do Assentamento Funcional Digital do instituidor da pensão.
Art. 5º A inclusão de novos documentos nas pastas funcionais
contempla as seguintes atividades:
I - preparação dos documentos, consistente nos procedimentos
de higienização, retirando elementos que prejudiquem o acesso
do documento à digitalização;
II - digitalização dos documentos, consistente nos procedimentos
de captura de imagens, com inclusão de dados para sua identificação;
e
III - registro - consistente nos procedimentos de inclusão de informações
dos documentos no SEI-AFD.
Art. 6º A inclusão de documentos funcionais no AFD deverá
observar a tabela de documentos aprovados publicada pelo DESIN no sítio
https://gestaodepessoas.planejamento.gov.br/web/segep/assentamento-funcional-digital.
§1º Havendo necessidade de inclusão de novos tipos de
documentos na tabela de documentos aprovados, os órgãos e
entidades do SIPEC deverão solicitar a inclusão ao DESIN,
apresentando a devida justificativa, ficando a cargo deste deliberar sobre
o assunto.
§2º Os documentos incluídos no processo de digitalização
deverão ser repostos nas pastas funcionais físicas na mesma
posição que se encontravam anteriormente.
Art. 7º O legado atual dos documentos
funcionais deverá ser digitalizado e disponibilizado em pastas funcionais,
a partir da coleta, recepção e devolução de pastas
ou de arquivos digitais.
§1º Para fins da digitalização do legado de que
trata o caput, os órgãos e entidades
deverão dispor de equipamentos de digitalização compatíveis
com as especificações recomendadas pelo DESIN e a produção
diária de documentos na unidade de recursos humanos, quando optarem
por execução própria dos trabalhos.
§2º A digitalização do legado também poderá
ser realizada com o auxílio de serviços de terceiros, ficando
a cargo de cada órgão ou entidade do Sipec a contratação
e gestão desses serviços.
§3º As unidades de recursos humanos que já tenham realizado
ou estejam em processo de digitalização ou microfilmagem dos
documentos dos assentamentos funcionais poderão inseri-los no SEI-AFD,
desde que os documentos atendam às especificações exigidas.
Art. 8º O SEI-AFD será lançado
e disponibilizado aos órgãos e entidades do SIPEC até
29 de fevereiro de 2016.
Art. 9º A partir de 1° de março de 2016, fica vedado o
arquivamento na forma física de documentos ou cópias de documentos
nos assentamentos funcionais físicos, devendo ser utilizado exclusivamente
o AFD como repositório de documentos funcionais.
§1º Os assentamentos funcionais físicos serão encerrados
no momento da digitalização do legado, utilizando-se para
esse fim o termo de encerramento constante do Anexo
desta Portaria Normativa.
§2º Os órgãos e entidades deverão estabelecer
procedimentos de preservação e guarda dos documentos constantes
dos assentamentos funcionais físicos.
Art. 10. O prazo máximo para conclusão da digitalização
do legado de documentos funcionais pelos órgãos e entidades
do SIPEC é de 24 meses a partir do lançamento do SEI-AFD.
Art. 11. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão,
por intermédio da Secretaria de Gestão Pública, promoverá
a capacitação de servidores e empregados públicos dos
órgãos e entidades para a operacionalização
do SEI-AFD.
Art. 12. Os casos omissos referentes à atuação dos
órgãos e entidades quanto ao AFD serão dirimidos pelo
DESIN.
Art. 13. Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 14. Ficam revogadas as Portarias SRH
nº 3 e 4,
de 18 de novembro de 2011.
GENILDO LINS DE ALBUQUERQUE
NETO
| Termo de Encerramento de Assentamento
Funcional FÍSICO |
| Órgão / UPAG: |
| Matrícula SIAPE: |
Nome: |
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Certifico que os documentos
funcionais referentes ao assentamento físico do servidor supracitado
foram devidamente digitalizados e registrados no Sistema Eletrônico
de Informação do Assentamento Funcional Digital - SEI-AFD.
A partir desta data, fica encerrado o assentamento funcional físico
na folha___, que correspondente ao documento
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Todos os novos documentos funcionais
serão registrados exclusivamente por meio digital no AFD.
O presente Termo, gerado por meio eletrônico, foi afixado ao final
do Assentamento Funcional Físico, que deve ser encaminhado para arquivamento
intermediário.
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| Local e Data: |
Assinatura: |
Matrícula: |
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