PORTARIA NORMATIVA Nº
4, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011
Publicado no DOU de 22/11/2011
Estabelece orientação aos órgãos e
entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração
Publica Federal - SIPEC, quanto aos procedimentos relativos à fiscalização
dos serviços de preparação e de digitalização
dos documentos que compõem os assentamentos funcionais.
O SECRETÁRIO DE RECURSOS
HUMANOS DO MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO,
no uso das atribuições que lhe confere o inciso I, do art.
35, do Anexo I do Decreto
nº 7.063, de 13 de janeiro de 2010,
e considerando o disposto na Lei
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentada pelo Decreto
nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002,
na Medida
Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001,
no Decreto
nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002,
no Decreto
nº 4.915 de 12 de dezembro de 2003,
nas Resolução
nº 14, de 24 de outubro de 2001 e nº
31, de 28 de abril de 2010, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
e na Instrução
Normativa/MP nº 2/ data 2008,
RESOLVE:
Seção I
DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS
Art. 1º
Esta Portaria Normativa tem o objetivo de orientar os órgãos
e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração
Pública Federal - SIPEC, quanto aos procedimentos relativos à
fiscalização dos serviços de preparação
e de digitalização de documentos constantes nos assentamentos
funcionais para a criação do Assentamento Funcional Digital
- AFD, a serem contratados pelo Ministério do Planejamento, Orçamento
e Gestão - MP.
§
1º A fiscalização visa garantir a qualidade dos serviços
prestados, a segurança da informação, a eficiência
nos gastos públicos, subsidiar a tomada de decisão, resguardar
os direitos e os deveres dos órgãos e entidades e de seus agentes,
bem como uniformizar os procedimentos de fiscalização de forma
a assegurar o perfeito cumprimento do Contrato.
§
2º Os demais serviços contratados serão fiscalizados com
observância das orientações constantes da IN
02/2008 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
- MP.
Art. 2º
O processo de fiscalização dos serviços contratados
para constituição do AFD será executado nas unidades
de recursos humanos dos órgãos e entidades integrantes do SIPEC,
pelos servidores designados e capacitados para esse fim.
Seção II
DA FISCALIZAÇÃO
Art. 3º
A Fiscalização dos serviços de preparação
e digitalização será realizada de forma compartilhada
entre as unidades de recursos humanos dos órgãos e entidades
integrantes do SIPEC e o Ministério do Planejamento, Orçamento
e Gestão, cabendo ao primeiro o recebimento provisório e o ateste
da conformidade dos serviços prestados na unidade pela contratada e
ao segundo o recebimento definitivo dos serviços prestados pela contratada.
Art. 4º
O processo de fiscalização, a cargo das unidades de recursos
humanos, será executado por servidores ou empregados públicos,
exclusivamente nas unidades de recursos humanos dos órgãos e
entidades do SIPEC.
Art. 5º
Caberá às unidades de recursos humanos a designação
dos servidores ou empregados públicos responsáveis pela fiscalização
dos serviços de preparação e digitalização
dos documentos.
Parágrafo
único. A designação dos servidores ou empregados para
a fiscalização dos serviços será formalizada
por ato do(s) dirigente(s) de recursos humanos de cada unidade integrante
do SIPEC.
Art. 6º
A capacitação necessária para a realização
do processo de fiscalização será realizada pelo Ministério
do Planejamento, Orçamento e Gestão - MP.
Art 7º
A fiscalização dos serviços do AFD é considerada
atividade estratégica para a administração pública
federal, e será registrada nos assentamentos funcionais dos servidores
que participarem dessas atividades.
Seção III
DOS PROCEDIMENTOS PARA FISCALIZAÇÃO DE ROMANEIOS
Art 8º
O procedimento de fiscalização de romaneio concluído
será iniciado por intermédio do agendamento da fiscalização,
que consiste no termo de recebimento provisório da execução
parcial ou total dos serviços contratados.
Art. 9º
A fiscalização dos serviços de preparação
e digitalização contemplará a verificação
da Higienização, Recuperação, Organização,
Classificação, Digitalização e Registro dos documentos.
Art. 10.
A verificação da Higienização consiste em constatar
que foram observados os procedimentos de armazenagem, acondicionamento e
limpeza:
Art. 11.
A verificação da armazenagem consiste em constatar a organização
e o empilhamento das caixas em, no máximo, 04 (quatro) níveis
de fileiras, com o auxílio de folhas de papelão entre cada
nível da pilha, de forma a não danificar as caixas.
Art. 12.
A verificação do acondicionamento consiste em constatar a colocação
das pastas dentro de caixas-arquivo, com identificação de seu
conteúdo.
Art. 13.
A verificação da limpeza consiste em constatar a retirada de
objetos metálicos, dobras e sujidades superficiais, tais como poeira,
detritos e outros elementos resultantes da ação do tempo.
Art. 14.
A verificação da Recuperação consiste em constatar
que os documentos rasgados e com furos foram recuperados fisicamente.
Art. 15.
A verificação da Organização consiste em constatar
que os documentos estão organizados, em formação de
pastas consideradas prontas para a digitalização.
Art. 16. A verificação
da Classificação consiste em constatar que os documentos foram
corretamente identificados e classificados de acordo com a Tabela de Documentos
Funcionais.
Art. 17.
A verificação da Digitalização de documentos consiste
em constatar que foram geradas imagens PNG dos documentos pertencentes às
pastas funcionais constantes do romaneio em fiscalização, com
o objetivo de garantir o máximo de fidelidade entre o representante
digital e o documento original, levando em consideração suas
características físicas, estado de conservação
e finalidade de uso.
§1º
O padrão do formato das páginas digitalizadas será A4,
ou múltiplo de A4.
§2º
A digitalização será de cada página do documento,
inclusive frente e verso, quando for o caso.
§3º
A digitalização será em tons de cinza para documentos
em preto e branco e colorido para documentos em cores.
§4º
O tipo de reprodução, a resolução mínima,
o modo de cor e os metadados cadastrados serão informados pelo SGS,
cabendo ao responsável pela fiscalização, quando detectada
incorreção, registrar essa ocorrência no campo apropriado
do SGS.
§5º
Quanto à qualidade da imagem, além da nitidez, deverão
ser verificados os itens abaixo:
I - ângulo
da imagem;
II - orientação
do documento;
III - existência
de páginas em branco.
Art. 18.
A verificação do Registro consiste em constatar que os documentos
e os metadados foram registrados corretamente no Sistema de Gestão
de Serviços - SGS.
Parágrafo
Único. Nesta etapa será verificado se as imagens são
de documentos relativos à pasta em fiscalização e se
os dados registrados para cada documento correspondem à imagem.
Seção IV
DOS ATESTADOS DE CONFORMIDADE
Art 19.
O ateste de conformidade é o procedimento de aceite formal da unidade
de recursos humanos quanto a execução dos serviços de
preparação e digitalização dos documentos que
compõem os assentamentos funcionais nos termos do contrato.
§
1º O ateste de conformidade de cada romaneio concluído será
realizado pelo fiscal da Unidade de Recursos Humanos vinculada ao SIPEC,
que consiste no aceite da execução parcial ou total dos serviços
contratados.
§
2º O ateste será registrado no Sistema de Gestão de Serviços.
Art. 20.
O ateste de conformidade somente poderá ser registrado para romaneios
totalmente validados ou depois de sanadas as inconformidades apontadas pela
fiscalização.
Art. 21.
Após a solicitação de fiscalização o servidor
designado para essa atividade terá o prazo máximo de 15 (quinze)
dias para realização das verificações necessárias.
Art. 22.
As atividades de fiscalização dos serviços executados
pela Contratada ocorrerão ao final de cada romaneio para observação
dos conteúdos e dos aspectos de qualidade das imagens e dos registros.
Seção V
DAS NOTIFICAÇÕES DE INCONFORMIDADES E INCORREÇÕES
Art. 23.
Os serviços executados pela Contratada que não satisfizerem
as condições de recebimento serão recusados pela fiscalização,
e deverão ser refeitos mantendo-se a unidade da pasta funcional, cabendo
ao fiscalizador o registro das inconformidades no SGS.
Art. 24.
O registro de inconformidades implica na devolução de toda
a pasta funcional inconsistente, em nenhuma hipótese será permitida
a devolução do documento inconsistente separadamente de sua
pasta ficando pendente o romaneio até que se resolva a pendência.
Seção VI
DO RECEBIMENTO DEFINITIVO DOS ROMANEIOS
Art. 25.
O recebimento definitivo do romaneio concluído será executado
pelo Fiscal do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão,
com base nos atestes de conformidade emitidos pelos fiscais das unidades
de recursos humanos.
Art. 26.
O recebimento definitivo do romaneio será registrado no Sistema de
Gestão de Serviços.
Seção VII
DOS PROCEDIMENTOS PARA FISCALIZAÇÃO DA ORDEM DE
SERVIÇO - OS
Art. 27.
A fiscalização de cada ordem de serviço concluída
será realizada em dois procedimentos um a cargo do Gestor da Unidade
de Recursos Humanos vinculada ao SIPEC, que consiste no aceite preliminar
da execução dos serviços contratados relacionados a uma
ordem de serviço e outro a cargo do fiscal do Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão, designado formalmente para
esse fim, que consiste no recebimento definitivo da OS.
Art. 28.
O descumprimento das obrigações contratuais será indicado
no SGS para que o MP adote as sanções cabíveis.
Seção VIII
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 29.
Os casos omissos serão tratados pelo Departamento de Administração
de Sistemas de Informações de Recursos Humanos- DESIS/ SRH/
MP.
Art. 30.
Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
DUVANIER PAIVA FERREIRA
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