CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA
RESOLUÇÕES
RESOLUÇÃO Nº
171, DE 1º DE MARÇO DE 2013
Disponibilizada no DJe de 05/03/2013
Revogada pela
Resolução
nº 309/2020 - DJe de 1/04/2020
Dispõe sobre as normas técnicas de auditoria, inspeção
administrativa e fiscalização nas unidades jurisdicionais
vinculadas ao Conselho Nacional de Justiça (Processo CNJ nº
349.544).
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições
legais e regimentais, tendo em vista o decidido na 159ª Sessão
Ordinária, realizada em 27 de novembro de 2012, e
CONSIDERANDO
que compete ao CNJ o controle da atuação
administrativa e financeira do Poder Judiciário, conforme o disposto
no art.
103-B da Constituição;
CONSIDERANDO
as crescentes inovações e aprimoramentos
na área de controle interno, como vem ocorrendo nos demais Poderes;
CONSIDERANDO
o art.
3º da Resolução CNJ nº 86/2009, que dispõe
sobre a atribuição do órgão de controle interno
em definir diretrizes, princípios e conceitos, adotando as normas
técnicas aplicáveis à ação de controle
interno, visando à qualidade e integração dos procedimentos
de controle;
CONSIDERANDO
que é recomendável promover a padronização
e a busca da excelência nos métodos, critérios, conceitos
e sistemas utilizados nas atividades de auditoria, inspeção
administrativa e fiscalização no Poder Judiciário,
consideradas suas peculiaridades, diferenças regionais e de especialização;
RESOLVE:
I
DISPOSIÇÕES
GERAIS
Art.
1º Disciplinar e padronizar as normas técnicas de auditoria,
inspeção administrativa e fiscalização aplicáveis
às unidades jurisdicionadas ao Conselho Nacional de Justiça.
Art.
2º Para realização de auditoria, inspeção
administrativa e fiscalização devem ser considerados os seguintes
conceitos:
I – Auditoria
– exame sistemático, aprofundado e independente para avaliação
da integridade, adequação, eficácia, eficiência
e economicidade dos processos de trabalho, sistemas de informações
e controles internos administrativos;
II –
Inspeção Administrativa – técnica de prevenção
e controle utilizada para suprir omissões e lacunas de informações,
esclarecer dúvidas ou apurar denúncias quanto à legalidade
e à legitimidade de fatos e atos praticados por agentes responsáveis
no âmbito das unidades jurisdicionadas ao Conselho Nacional de Justiça;
e
III –
Fiscalização – técnica de controle utilizada para comprovar
se o objeto dos programas institucionais existe, corresponde às especificações
estabelecidas, atende às necessidades para as quais foi definido
e atende à legislação, guarda coerência com as
condições e características pretendidas e se os mecanismos
de controle administrativo são eficientes e permitem a avaliação
dos resultados.
II
DAS
AUDITORIAS
Art.
3º A auditoria tem por objetivo primordial identificar e avaliar os
resultados operacionais na gerência da coisa pública e o seu
exercício observará os aspectos relevantes relacionados à
avaliação dos programas de gestão.
Art.
4º As auditorias a serem realizadas nas unidades jurisdicionadas ao
Conselho Nacional de Justiça obedecerão aos procedimentos
estabelecidos nesta Resolução.
Art.
5º Constituem objetos de exame de auditoria:
I – os
sistemas contábil, financeiro, de pessoal e demais sistemas administrativos
e operacionais;
II –
a gestão administrativa e os resultados alcançados do ponto
de vista da eficiência, eficácia e efetividade;
III –
os procedimentos administrativos e gerenciais dos controles internos administrativos,
com vistas à apresentação de subsídios para
o seu aperfeiçoamento;
IV –
os sistemas administrativos e operacionais de controle interno administrativo,
utilizados na gestão orçamentária, financeira, patrimonial,
operacional e de pessoal;
V – a
execução dos planos, programas, projetos e atividades que envolvam
aplicação de recursos públicos;
VI –
a aplicação dos recursos do Tesouro Nacional transferidos
a entidades públicas ou privadas;
VII –
os contratos firmados por gestores públicos com entidades públicas
ou privadas para prestação de serviços, execução
de obras e fornecimento de materiais;
VIII
– os processos de licitação, sua dispensa ou inexigibilidade;
IX –
os instrumentos e sistemas de guarda e conservação dos bens
e do patrimônio sob responsabilidade do Tribunal ou Conselho;
X – os
atos administrativos de que resultem direitos e obrigações
para o Tribunal ou Conselho;
XI –
a arrecadação, a restituição e as renúncias
de receitas;
XII –
os sistemas eletrônicos de processamento de dados, suas informações
de entrada e de saída, objetivando constatar:
a) segurança
física do ambiente e das instalações do centro de
processamento de dados;
b) segurança
lógica e a confidencialidade nos sistemas desenvolvidos em computadores
de diversos portes;
c) eficácia
dos serviços prestados pela área de tecnologia da informação;
d) eficiência
na utilização dos diversos computadores existentes na entidade.
XIII
– o cumprimento da legislação pertinente;
XIV –
os processos de Tomadas de Contas Especial, sindicância e outros atos
administrativos de caráter apuratório;
XV –
os processos de admissão e desligamento de pessoal e os de concessão
de aposentadoria, reforma e pensão;
XVI –
a apuração de atos e fatos ilegais ou irregulares praticados
por agentes públicos na utilização de recursos públicos;
XVII
– os projetos de cooperação técnica com organismos
internacionais e projetos de financiamento ou doação de organismos
multilaterais de crédito;
XVIII
– os indicadores de desempenho utilizados pelo Tribunal ou Conselho, quanto
a sua qualidade, confiabilidade, representatividade, homogeneidade, praticidade
e validade; e
XIX –
as questões atinentes à sustentabilidade ambiental.
Art.
6º A finalidade básica da Auditoria é realizar exames
para comprovar a legalidade e legitimidade dos atos e fatos administrativos
e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência,
eficácia e economicidade da gestão orçamentária,
financeira, patrimonial, operacional, contábil e finalística.
III
CLASSIFICAÇÃO
DAS AUDITORIAS
Art.
7º As Auditorias classificam-se em:
I – Auditoria
de Gestão – o objetivo é emitir opinião com vistas
a certificar a regularidade das contas, verificando a execução
de contratos, convênios, acordos ou ajustes, governança de
TI, riscos, resultados, bem como a probidade na aplicação
dos recursos públicos e na guarda ou administração
de valores e outros bens do Tribunal ou Conselho ou a eles confiados, compreendendo
os seguintes aspectos a serem observados:
a) documentação
comprobatória dos atos e fatos administrativos;
b) existência
física de bens e outros valores;
c) eficiência
dos sistemas de controles internos administrativo e contábil; e
d) cumprimento
da legislação e normativos.
II –
Auditoria Operacional – o objetivo é avaliar as ações
gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo operacional ou parte
dele, com a finalidade de certificar a efetividade e oportunidade dos controles
internos e apontar soluções alternativas para a melhoria
do desempenho operacional. Sua abordagem é de apoio e procura auxiliar
a administração na gerência e nos resultados por meio
de recomendações que visem aprimorar procedimentos e controles;
III –
Auditoria Contábil – o objetivo é certificar se os registros
contábeis foram efetuados de acordo com os Princípios Fundamentais
de Contabilidade, com a legislação e se as demonstrações
originárias refletem adequadamente a situação econômico-financeira
do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado
e as demais situações apresentadas;
IV –
Auditoria Especial – o objetivo é o exame de fatos ou situações
consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária,
sendo realizada para atender solicitação expressa de autoridade
competente;
V – Auditoria
de Resultado – o objetivo é verificar os resultados da ação
governamental com ênfase:
a) na
visão dos programas como fator básico de organização
da função e da gestão pública como mobilização
organizacional para alcance dos resultados; e
b) no
planejamento estratégico.
VI –
Auditoria de Conformidade – o objetivo é o exame dos atos e fatos
da gestão com vistas a certificar, exclusivamente, a observância
às normas em vigor.
Art.
8º As auditorias poderão ser executadas das seguintes formas:
I – direta
– executada diretamente por servidores em exercício na unidade de
controle interno no âmbito do respectivo Tribunal ou Conselho;
II –
integrada/compartilhada – executada por servidores em exercício
na unidade de controle interno do Tribunal ou Conselho com a participação
de servidores em exercício em unidade de controle interno de outro
Tribunal ou Conselho, todos do Poder Judiciário;
III –
indireta – executada com a participação de servidores das unidades
de controle interno do Poder Judiciário em ações conjuntas
com as unidades de controle interno do Poder Executivo, Poder Legislativo
e Ministério Público; e
IV –
terceirizada – realizada por instituições privadas, contratadas
para um fim específico na forma da lei.
IV
PLANOS
DE AUDITORIA
Art. 9º Para fins de realização de Auditorias
deverá ser elaborado Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP), quadrienal,
e Plano Anual de Auditoria (PAA), observadas as Normas Brasileiras editadas
pelo Conselho Federal de Contabilidade atinentes à auditoria, assim
como aquelas inerentes ao setor público.
§
1º. Os Planos previstos no caput devem ser submetidos à apreciação
e aprovação pelo Presidente do Tribunal ou Conselho, nos
seguintes prazos:
I – até
30 de novembro de cada quadriênio, no que se refere ao PALP; e
II –
até 30 de novembro de cada ano, no que se refere ao PAA.
§
2º Os Planos de Auditoria devem dimensionar a realização
dos trabalhos de modo a priorizar a atuação preventiva e
atender aos padrões e diretrizes indicados pelo Conselho Nacional
de Justiça.
Art.
10. Os planos a que se refere o artigo anterior objetivam o planejamento
das auditorias a serem realizadas.
Parágrafo
único. Na seleção das unidades a serem auditadas,
deve-se observar as metas traçadas no Plano Plurianual e no Planejamento
Estratégico do órgão, além das áreas
que apresentem maior relevância, evitando, desse modo, que os recursos
sejam focados em atividades que não trarão benefícios
substanciais ao Tribunal ou Conselho.
Art.
11. Além da observância dos aspectos normativos, os Planos
devem evidenciar as áreas de exame e análise prioritárias,
estimando o tempo e os recursos necessários à execução
dos trabalhos, com o fito de demonstrar ao Tribunal ou Conselho quais as
metas da equipe de auditoria e quais benefícios surgirão a
partir de uma execução eficiente dos trabalhos.
Art.
12. Na elaboração dos Planos devem ser consideradas as seguintes
variáveis:
I – materialidade
– representatividade dos valores orçamentários ou recursos
financeiros/materiais alocados e/ou do volume de bens e valores efetivamente
geridos;
II –
relevância – importância do planejamento em relação
às ações a serem desenvolvidas;
III –
criticidade – representatividade do quadro de situações críticas
efetivas ou potenciais a ser controlado; e
IV –
risco – possibilidade de algo acontecer e ter impacto nos objetivos, sendo
medido em termos de consequências e probabilidades.
Art.
13. Para elaboração dos Planos de Auditoria, deverão
ser observadas as diretrizes do CNJ no que tange às Ações
Coordenadas de Auditoria, documento que evidenciará as áreas
e espécies de auditoria prioritárias para realização,
com sugestão de datas estimadas, para aplicação no
âmbito de todas as unidades jurisdicionadas ao Conselho Nacional de
Justiça.
§
1º A realização de auditorias coordenadas tem por objetivo
a gestão concomitante, tempestiva e padronizada sobre questões
de relevância e criticidade para o Poder Judiciário, bem como
o atendimento aos princípios de eficiência, eficácia,
economicidade e efetividade.
§
2º As unidades de controle interno deverão informar sobre a
elaboração dos Planos com base nas ações coordenadas
de auditorias no prazo e forma indicados pelo CNJ, com o objetivo de promover
a publicidade no portal de transparência do CNJ.
V
SUPERVISÃO,
REVISÃO E COMUNICAÇÃO DA AUDITORIA
Art.
14. Todo trabalho de auditoria desde seu planejamento até a conclusão
do relatório será supervisionado pelo titular da unidade
de controle interno, que deverá indicar o líder da equipe
de auditoria.
Art.
15. Compete ao supervisor da auditoria:
I – orientar
a equipe de auditoria quanto à vinculação ao objetivo
e à aderência aos procedimentos;
II –
revisar e aprovar o Programa de Auditoria, antes do início da execução;
III –
emitir o Comunicado de Auditoria;
IV –
acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos de auditoria;
V – analisar,
juntamente com a equipe de auditoria, os Achados de Auditoria, com vistas
ao seu acompanhamento;
VI –
efetuar o controle de qualidade dos trabalhos de auditoria, durante toda
a sua execução;
VII –
elaborar, após a conclusão do relatório, controle de
qualidade da auditoria realizada; e
VIII
– sempre que possível, participar das reuniões de apresentação
e de encerramento da auditoria.
Art.
16. Compete ao líder da equipe de auditoria:
I – promover
as discussões da equipe a respeito do escopo, procedimentos e técnicas
a serem utilizados, incentivando os membros a apresentarem propostas e
a decidirem por consenso; no caso de divergência de opiniões,
deve-se buscar a opinião do supervisor; permanecendo a divergência,
prevalecerá a proposta do líder;
II –
representar a equipe de auditoria perante a unidade auditada, providenciando
a entrega do Comunicado de Auditoria ao dirigente da unidade a ser auditada,
bem como a emissão de Requisição de Documentos ou
Informações e responsabilizando-se pela coordenação
das reuniões com os auditados;
III –
zelar pelo cumprimento dos prazos;
IV –
revisar e entregar a versão final do relatório, com a anuência
dos demais membros;
V – assegurar
que o Formulário de Controle de Qualidade da Auditoria seja, juntamente
com os demais membros, preenchido e assinado;
VI –
registrar, caso julgue relevante, eventuais discordâncias quanto
à não aprovação de quaisquer aspectos do Programa
de Auditoria pelo supervisor. Tal registro deverá constar como observação
no próprio Programa objeto da divergência; e
VII –
Acompanhar e revisar todo o trabalho de auditoria antes do relatório
ser emitido.
Art.
17. A indicação do líder e da equipe de auditoria
é feita mediante emissão do Comunicado de Auditoria, assinado
pelo titular da unidade de controle interno, no qual são identificados
o líder e os demais membros da equipe, o objetivo dos trabalhos,
a unidade orgânica a ser auditada, a deliberação que
originou a auditoria, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases
de execução e de elaboração do relatório.
§
1º Nas hipóteses de afastamento legal do supervisor, a supervisão
deverá ser feita pelo respectivo substituto.
§
2º O processo correspondente deverá ser formalizado mediante
autuação do Comunicado de Auditoria na mesma data da designação
formal da equipe de auditoria.
Art.
18. Nas auditorias cujo prazo total de duração (planejamento,
execução e elaboração do relatório) seja
superior a 20 (vinte) dias úteis, a fase de planejamento deve ser
realizada antes da definição das fases de execução
e de elaboração do relatório.
Art.
19. Durante toda a realização do trabalho, inclusive na fase
de execução, deve ocorrer constante troca de informações
entre a equipe de auditoria e o supervisor.
Parágrafo
único. A troca de informações ao longo do trabalho
destina-se a manter o supervisor informado acerca do andamento da auditoria
no que se refere, principalmente, ao cumprimento dos prazos previstos para
a aplicação dos procedimentos e a eventuais problemas ou dificuldades
enfrentadas.
VI
PLANEJAMENTO
DE AUDITORIA
Art.
20. O desenvolvimento do processo de auditoria compreende as atividades
de planejamento, execução, comunicação dos
resultados e monitoramento dos trabalhos.
Art.
21. O planejamento é a etapa na qual se determinam os objetivos
a serem atingidos, definindo-se como, quando e o que deve ser feito para
alcançá-los, podendo ser estratégico e/ou operacional.
Art.
22. O Planejamento Estratégico consiste na definição
das ações de controle que serão implementadas durante
determinado período, levando-se em conta os pontos críticos
e frágeis capazes de impactar a execução e os resultados
de determinado(s) programa(s) desenvolvidos(s) ou em desenvolvimento.
Art.
23. O Planejamento Operacional conterá o modo de execução
dos trabalhos, que compreende a especificação do foco da
investigação, a seleção das ações
e dos aspectos que serão abordados e os procedimentos e técnicas
a serem empregados.
Art.
24. Durante a fase de planejamento, deve-se efetuar a avaliação
do risco destinado a identificar áreas, sistemas e processos relevantes
a serem examinados e são classificados em:
I – risco
humano (erro não-intencional; qualificação; fraude);
II –
risco de processo (modelagem; transação; conformidade; controle
técnico); e
III –
risco tecnológico (equipamentos; sistemas; confiabilidade da informação).
Art.
25. Os riscos de alto impacto, que apresentarem alta probabilidade de ocorrência,
merecerão imediatas medidas saneadoras. Os riscos considerados de
baixo impacto poderão ser aceitos e monitorados, com ou sem redirecionamento
de condutas/procedimentos.
Art.
26. O titular do controle interno deve assegurar que o tempo disponível
para a fase de planejamento seja suficiente para a consecução
dos objetivos, de forma a garantir os seguintes aspectos básicos:
I – nível
de detalhamento suficiente, de modo a maximizar a relação
entre o provável benefício da auditoria e o seu custo total;
II –
obtenção e análise das informações disponíveis
e necessárias sobre o objeto auditado, inclusive quanto aos sistemas
informatizados e aos controles internos a ele associados;
III –
suficiente discussão, no âmbito da equipe de auditoria e entre
esta e o supervisor, a respeito da definição do escopo, dos
procedimentos e técnicas a serem utilizados; e
IV –
teste e revisão dos formulários, questionários e roteiros
de entrevista, a serem utilizados na fase de execução.
Art.
27. A equipe de auditoria deve, preliminarmente, na fase de planejamento,
construir uma visão do objeto a ser auditado, conforme instruções
a serem estabelecidas.
VII
PROGRAMA
DE AUDITORIA
Art.
28. Para execução das auditorias, será necessária
a elaboração de Programa de Auditoria que consiste em um
plano de ação detalhado e se destina, precipuamente, a orientar
de forma adequada o trabalho da auditoria, ressalvada a possibilidade de
complementações quando necessário.
Parágrafo
único. A utilização criteriosa do Programa de Auditoria
permitirá à equipe avaliar, durante os exames de auditoria,
a conveniência de ampliar os exames (testes de auditoria) quanto
à extensão e à profundidade.
VIII
PAPÉIS
DE TRABALHO
Art.
29. Todo o trabalho de auditoria, do início ao final, deve ser documentado
com as evidências obtidas e com as informações relevantes
para dar suporte às conclusões e aos resultados da auditoria,
devendo ser adotados Papéis de Trabalho que evidenciem atos e fatos
observados pela equipe de auditoria, os quais devem ser:
I – elaborados
na forma manual ou eletrônica materializados em documentos, tabelas,
planilhas, listas de verificações ou arquivos informatizados;
esses documentos deverão dar suporte ao relatório de auditoria,
uma vez que contêm o registro da metodologia adotada, os procedimentos,
as verificações, as fontes de informações,
os testes, enfim, todas as informações relacionadas ao trabalho
de auditoria executado;
II –
documentados com todos os elementos significativos dos exames realizados
e evidenciar que a auditoria foi executada de acordo com as normas aplicáveis;
III –
abrangentes com detalhamento suficiente para propiciar o entendimento e o
suporte da atividade de controle executada, compreendendo a documentação
do planejamento, a natureza, a oportunidade, a extensão dos procedimentos,
o julgamento exercido e as conclusões alcançadas.
IX
EXECUÇÃO
DE AUDITORIA
Art.
30. Para início dos trabalhos de auditoria, será entregue
o Comunicado de Auditoria, que representa a apresentação
da equipe de auditoria ao dirigente da unidade auditada, oportunidade em
que são informados os principais critérios de auditoria inicialmente
selecionados durante o planejamento, bem como o escopo e os objetivos do
trabalho.
§
1º Sempre que o elemento surpresa não for essencial ao desenvolvimento
dos trabalhos e após a emissão da Comunicação
de Auditoria, o titular da unidade de controle interno encaminhará,
com a antecedência necessária, expediente de comunicação
de auditoria ao dirigente da unidade informando o objetivo e a deliberação
que originou a auditoria, a data provável para apresentação
da equipe de Auditoria, bem como solicitando, quando for o caso, além
de documentos e informações, disponibilização
de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe,
senha para acesso aos sistemas informatizados e designação
de uma pessoa de contato da unidade auditada.
§
2º Não é necessária a comprovação
de recebimento do expediente de Comunicação de Auditoria,
pois o eventual não recebimento fica suprido pela entrega na reunião
de apresentação.
Art.
31. Havendo a necessidade de obtenção de documentos e informações
durante a realização dos exames de auditoria, poderá
ser emitida a Requisição de Documentos ou Informações.
Parágrafo
único. A requisição de documentos ou informações
fixará prazo para atendimento, sempre que possível, desde
que não comprometa o prazo de execução da auditoria,
em comum acordo com o auditado, e conterá campos para manifestação
da unidade auditada e da equipe de auditoria.
Art.
32. Com base no Programa de Auditoria, os trabalhos serão executados
observando-se as seguintes técnicas de auditorias:
I – entrevista
– formulação de pergunta escrita ou oral ao pessoal da unidade
auditada ou vinculados, para obtenção de dados e informações;
II –
análise documental – verificação de processos e documentos
que conduzam à formação de indícios e evidências;
III –
conferência de cálculos – verificação e análise
das memórias de cálculo decorrentes de registros manuais ou
informatizados;
IV –
circularização – obtenção de informações
com a finalidade de confrontar declarações de terceiros com
os documentos constantes do escopo da auditoria, de natureza formal e classificado
em três tipos:
a) positivo
em branco – solicitação de informações a terceiros
sem registro de quantitativos ou valores no texto da requisição
e com prazo para resposta;
b) positivo
em preto – solicitação de informações a terceiros
com a indicação de quantitativos ou valores no texto da requisição
e com prazo para resposta; e
c) negativo
– comunicação de informações a terceiros com
ou sem indicação de quantitativos e valores no texto da comunicação
e com referência a dispensa de resposta no caso de concordância
dos termos informados.
V – inspeção
física – exame in loco para verificação do objeto
da auditoria;
VI –
exame dos registros – verificação dos registros constantes
de controles regulamentares, relatórios sistematizados, mapas e
demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas
informatizados;
VII –
correlação entre as informações obtidas – cotejamento
entre normativos, documentos, controles internos e auxiliares, declarações
e dados;
VIII
– amostragem – escolha e seleção de uma amostra representativa
nos casos em que é inviável pelo custo/benefício aferir
a totalidade do objeto da auditoria e pela limitação temporal
para as constatações;
IX –
observação – constatação individual que decorre
de avaliação intrínseca pelo servidor em exercício
na unidade de controle interno, sob os aspectos de conhecimento técnico
e experiência; e
X - revisão
analítica – verificar o comportamento de valores significativos,
mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios,
com vistas à identificação de situações
ou tendências atípicas.
Parágrafo
único. Os servidores em exercício nas unidades de controle
interno e indicados para realização de auditorias poderão
sugerir ao titular da unidade de controle interno a adoção
de outras técnicas nos casos de situações qualificadas
e específicas.
Art.
33. Durante a execução dos trabalhos com aplicação
do Programa de Auditoria e das respectivas técnicas serão
identificados os Achados de Auditoria, que consistem em fato significativo,
digno de relato pelo servidor no exercício da auditoria, constituído
de quatro atributos essenciais: situação encontrada ou condição,
critério, causa e efeito.
§
1º Os Achados de Auditoria decorrem da comparação da
situação encontrada com o critério estabelecido no
Programa de Auditoria e devem ser devidamente comprovados por evidências
e documentados por meio dos papéis de trabalho. O achado pode ser
negativo, quando revela impropriedade ou irregularidade, ou positivo quando
aponta boas práticas de gestão.
§
2º Os esclarecimentos acerca de indícios consignados nos Achados
de Auditoria devem ser colhidos por escrito ao longo da fase de execução
da auditoria, por intermédio de expediente de Requisição
de Documentos ou Informações, evitando-se mal entendidos
e minimizando o recolhimento de informações posteriores.
§
3º A análise de Achados de Auditoria é realizada no
próprio documento de Requisição de Documentos ou Informações
e consolidada nos Mapas de Achados de Auditoria e de Acompanhamento.
§
4º Deve ser informado ao dirigente da unidade auditada que os achados
são preliminares, podendo ser corroborados ou excluídos em
decorrência do aprofundamento da análise, e que poderá
haver inclusão de novos achados.
§
5º Os esclarecimentos dos responsáveis acerca dos achados preliminares
de auditoria, consistentes em manifestações formais apresentadas
por escrito em resposta à Requisição de Documentos
ou Informações, deverão ser incorporados nos relatórios
como um dos elementos de cada achado, individualmente.
Art.
34. Os servidores em exercício nas unidades de controle interno
devem ter bom conhecimento das técnicas e procedimentos de auditoria,
com a finalidade de constituir elementos essenciais e comprobatórios
do achado que são as evidências. Essas por sua vez devem ter
os seguintes atributos:
I – serem
suficientes e completas de modo a permitir que terceiros cheguem às
conclusões da equipe;
II –
serem pertinentes ao tema e diretamente relacionadas com o achado; e
III –
serem adequadas e fidedignas, gozando de autenticidade, confiabilidade e
exatidão da fonte.
Art.
35. Antes da emissão do relatório de auditoria todo o trabalho
deve ser revisado pelo líder da equipe, assegurando que:
I – todas
as avaliações e conclusões estejam solidamente baseadas
e suportadas por suficientes, adequadas, relevantes e razoáveis
evidências para fundamentar o relatório final da auditoria
e as propostas de encaminhamento; e
II –
todos os erros, deficiências e questões relevantes que tenham
sido devidamente identificados, documentados e sanados satisfatoriamente
ou levados ao conhecimento do titular da unidade de controle interno.
X
NORMAS
RELATIVAS À COMUNICAÇÃO DOS RESULTADOS
Art.
36. Para cada auditoria realizada será elaborado o Relatório
de Auditoria, contendo os resultados dos exames baseados em lastro documental
comprobatório, que expresse a exatidão dos dados e a precisão
das proposições.
Art.
37. Compete ao titular da unidade de controle interno determinar como,
quando e a quem os resultados dos trabalhos de auditoria deverão
ser comunicados na forma de relatório.
§
1º Antes da emissão do relatório final de auditoria,
as conclusões e as recomendações devem ser, obrigatoriamente,
discutidas com os titulares das unidades auditadas, a quem deve se assegurar,
em tempo hábil, a oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais
ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade.
§
2º O titular da unidade de controle interno deve fixar prazo para
que a unidade auditada apresente manifestação sobre o relatório
da auditoria, conforme evidenciado no parágrafo anterior.
Art.
38. Os resultados de uma auditoria devem ser comunicados ao Presidente
do Tribunal ou Conselho e podem ser divulgados com variações
na forma e conteúdo, dependendo dos destinatários e do público
alvo que deve ser informado a respeito, cabendo às normas específicas
dispor acerca de comunicações por outros meios, que não
o relatório.
XI
MONITORAMENTO
E ACOMPANHAMENTO DA AUDITORIA
Art.
39. As auditorias serão acompanhadas quanto ao seu cumprimento,
as determinações endereçadas aos auditados serão
obrigatoriamente monitoradas, e as recomendações ficarão
a critério da unidade de controle interno.
Art.
40. O monitoramento das auditorias consiste no acompanhamento das providências
adotadas pelo titular da unidade auditada em relação às
recomendações constantes do relatório, no qual deverá
constar prazo para atendimento e comunicação das providências
adotadas.
§
1º Ao formular determinações e recomendações
e posteriormente monitorá-las, a unidade de controle interno deve
priorizar a correção dos problemas e das deficiências
identificadas em relação ao cumprimento formal de deliberações
específicas, quando essas não sejam fundamentais à
correção das falhas.
§
2º As auditorias subsequentes verificarão se o titular da unidade
auditada adotou as providências necessárias à implementação
das determinações e recomendações consignadas
nos relatórios de auditoria.
Art.
41. O titular da unidade de controle interno deverá assegurar se
os padrões de auditoria definidos nesta Resolução
foram seguidos, homologando o controle de qualidade.
Art.
42. O controle de qualidade das auditorias visa, exclusivamente, à
melhoria da qualidade em termos de aderência aos padrões definidos,
redução do tempo de tramitação dos processos
de auditorias, diminuição do retrabalho e aumento da efetividade
das propostas de encaminhamento.
XII
DA
INSPEÇÃO ADMINISTRATIVA
Art.
43. A inspeção administrativa será realizada pelo:
I – Presidente
do Tribunal, por determinação;
II –
Conselheiros do CNJ, por iniciativa;
III –
Corregedorias, por determinação; ou
IV –
por determinação do relator de processo.
Parágrafo
único. O titular da unidade de controle interno, de forma fundamentada,
poderá submeter à Presidência do Tribunal ou Conselho
proposta de inspeções.
Art.
44. Antes de iniciar a inspeção, a unidade de controle interno
deverá elaborar a Matriz de Planejamento, com indicação
do objetivo e detalhamento dos pontos a serem inspecionados, dos recursos
humanos e materiais a serem mobilizados e da estimativa do custo.
Art.
45. Durante a execução dos trabalhos de inspeção,
poderão ser aplicadas as técnicas de auditoria e a adoção
de outras técnicas nos casos de situações qualificadas
e específicas quando sugeridas e avaliadas pelo titular da unidade
de controle interno.
Art.
46. Os papéis de trabalho decorrentes das inspeções
devem observar rito semelhante àqueles aplicados às auditorias.
Art.
47. O prazo para elaboração do relatório será
fixado segundo a complexidade, a abrangência e a natureza dos trabalhos
realizados.
Art.
48. Os resultados da inspeção serão apresentados na
forma de relatório e integrarão o próprio processo
no qual foi determinado.
Parágrafo
único. Antes da emissão do relatório final de inspeção,
as conclusões e as recomendações devem ser, obrigatoriamente,
discutidas com o titular da unidade inspecionada, a quem se deve assegurar,
em tempo hábil, a oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais
ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade.
XIII
DA
FISCALIZAÇÃO
Art.
49. A unidade de controle interno poderá elaborar Plano Anual de
Fiscalização e submeter à Presidência do Tribunal
ou Conselho para a aprovação no prazo máximo de 15
dias.
Art.
50. Na elaboração do Plano Anual de Fiscalização
devem ser consideradas as seguintes variáveis:
I – materialidade
– representatividade dos valores orçamentários ou recursos
financeiros/materiais alocados e/ou do volume de bens e valores efetivamente
geridos;
II –
relevância - importância do planejamento em relação
às ações a serem desenvolvidas;
III –
criticidade – representatividade do quadro de situações críticas
efetivas ou potenciais a ser controlado; e
IV -
risco: possibilidade de algo acontecer e ter impacto nos objetivos, sendo
medido em termos de consequências e probabilidades.
Art.
51. Durante a realização de fiscalização, cabe
às unidades de controle interno:
I – avaliar
a execução dos programas contemplados no orçamento,
relativamente à execução das metas e objetivos estabelecidos
e à qualidade do gerenciamento;
II –
aferir a adequação dos mecanismos de controle social dos
programas contemplados no orçamento; e
III –
verificar o cumprimento da legislação aplicável.
Art.
52. As fiscalizações são executadas nas formas estabelecidas
no art. 8º desta Resolução.
Art.
53. A execução das fiscalizações será
precedida de Matriz de Planejamento que contemple procedimentos de verificação
e averiguações preventivas voltadas à obtenção
de evidências ou provas suficientes e adequadas.
Art.
54. Com base na Matriz de Planejamento poderão ser aplicadas as
técnicas descritas no art. 32 desta Resolução.
§
1º Os servidores em exercício nas unidades de controle interno
e designados para realização de fiscalizações
poderão sugerir ao titular da unidade de controle interno a adoção
de outras técnicas nos casos de situações qualificadas
e específicas.
Art.
55. Quando existir pouca informação disponível sobre
o objeto a ser fiscalizado, o instrumento de fiscalização
a ser adotado é o levantamento, cujo relatório poderá
propor a realização de auditoria com escopo definido ou concluir
pela inviabilidade ou inoportunidade da realização de auditoria.
Art.
56. A utilização dos papéis de trabalho, as comunicações
dos resultados e o acompanhamento das fiscalizações devem
observar rito semelhante àqueles aplicados às auditorias.
Parágrafo
único. Antes da emissão do relatório final de fiscalização,
as conclusões e as recomendações devem ser, obrigatoriamente,
discutidas com os titulares das unidades fiscalizadas, a quem se deve assegurar,
em tempo hábil, a oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais
ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade.
XIV
NORMAS
RELATIVAS AO SERVIDOR EM EXERCÍCIO NA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO
Art.
57. Os servidores lotados na unidade de controle interno devem observar,
entre outras, as seguintes regras de conduta:
I – comportamento
ético – diligência e responsabilidade no uso e na proteção
das informações obtidas no desempenho de suas funções,
evitando a divulgação sem a devida autorização,
à exceção das hipóteses em que haja obrigação
legal;
II –
zelo e cautela profissional – abster-se de utilizar informações
para obter qualquer vantagem pessoal ou contrária à lei ou
em detrimento dos objetivos legítimos e éticos do Tribunal
ou Conselho;
III –
aprimoramento profissional – busca pela atualização de normas
e procedimentos que conduzam ao aperfeiçoamento dos conhecimentos
e habilidades, por meio do desenvolvimento de competências;
IV –
imparcialidade – a condução dos trabalhos deve ser com base
em comportamento isento de julgamento e refletir a evidenciação
dos fatos.
Art.
58. Aos servidores credenciados para realizar auditoria, inspeção
administrativa e fiscalização são asseguradas as seguintes
prerrogativas:
I – livre
ingresso às unidades orgânicas do Tribunal ou Conselho;
II –
acesso a todos os documentos e informações necessários
à realização de seu trabalho, inclusive a sistemas
eletrônicos de processamento de dados;
III –
competência para requerer, por escrito, aos responsáveis pelas
unidades orgânicas, os documentos e informações entendidos
necessários, fixando prazo razoável para atendimento.
XV
DISPOSIÇÕES
FINAIS
Art.
59. As unidades de controle interno deverão utilizar todos os recursos
tecnológicos disponíveis, tais como equipamentos, sistemas
informatizados desenvolvidos internamente e/ou adquiridos externamente e
acesso à rede mundial e às redes locais de computadores, de
tal forma que os procedimentos de planejamento, execução e
acompanhamento das auditorias, inspeções e fiscalizações,
estejam totalmente informatizados, eliminando-se, na medida do possível,
a necessidade de impressão de documentos e do trâmite de papéis.
§
1º A infraestrutura tecnológica deverá permitir a disponibilização
das informações e será organizada e mantida com o
foco na celeridade processual, na maior segurança de dados, na acessibilidade
compartilhada, simultânea e remota, e na melhoria da gestão
das informações geradas pelos procedimentos de controle interno.
Art.
60. Caberá à Secretaria de Controle Interno do CNJ propor
à Presidência deste Conselho a criação de comitês
e câmaras temáticas, representativos das unidades de controle
interno do Poder Judiciário, para tratar dos assuntos técnicos
decorrentes das atividades de auditoria, inspeção administrativa
e fiscalização, contemplando dentre outras atribuições
a elaboração de:
I – notas
técnicas, documentos, formulários e regulamentação
complementar à regular execução das técnicas
de controle indicadas nesta resolução;
II –
plano de ação de interação entre as unidades
de controle interno;
III –
padrões de auditoria interna;
IV –
capacitação em técnicas específicas.
Parágrafo
único. Antes de encaminhar à Presidência do CNJ a proposição
para criação de comitês ou câmaras temáticas,
a Secretaria de Controle Interno deverá ouvir a Corregedoria Nacional
de Justiça sobre o interesse em integrar os comitês ou câmaras
temáticas indicados no caput.
Art.
61. Situações de obstrução ao livre exercício
da auditoria, inspeção administrativa e fiscalização,
ou de sonegação de processo, documento ou informação,
bem como qualquer ocorrência de ameaça velada ou explícita,
de indisposição ou de intimidação de servidores
em exercício nas unidades de controle interno no desenvolvimento
dos trabalhos deverão ser comunicados, imediatamente, ao líder
da equipe que dará conhecimento ao titular da unidade de controle
interno para as providências cabíveis.
Art.
62. Na ocorrência de informações sensíveis ou
de natureza confidencial, sobretudo se a publicação dessas
informações puder comprometer investigações
ou procedimentos legais em curso, ou que possam ser realizados, a equipe
deverá consultar o titular da unidade de controle interno sobre a
necessidade de tratar o processo como sigiloso.
Art.
63. A inobservância desta Resolução ensejará
apuração de responsabilidade dos servidores das unidades
de controle interno designados para a auditoria, inspeção
administrativa ou fiscalização.
Art.
64. Integra esta resolução o glossário dos termos
técnicos aplicáveis às atividades de auditoria, inspeção
administrativa e fiscalização.
Art.
65. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Ministro JOAQUIM BARBOSA
ANEXO DA RESOLUÇÃO
Nº 171, DE 1º DE MARÇO DE 2013
GLOSSÁRIO
Achado
de Auditoria – Qualquer fato significativo, digno de relato pelo servidor
no exercício da auditoria, constituído de quatro atributos:
situação encontrada, critério, causa e efeito. Decorre
da comparação da situação encontrada com o
critério e deve ser devidamente comprovado por evidências
juntadas ao relatório.
Comunicado
de Auditoria – Ato de indicação da equipe, em que são
identificados o líder e os demais membros da equipe, além
do objetivo dos trabalhos, a deliberação que originou a auditoria,
a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execução
e de elaboração do relatório.
Critério
– Legislação, norma, jurisprudência, entendimento doutrinário
ou ainda, no caso de auditorias operacionais, referenciais aceitos e/ou
tecnicamente validados para o objeto sob análise, como padrões
e boas práticas, que a equipe compara com a situação
encontrada. Reflete como deveria ser a gestão.
Custo
– Soma dos recursos previstos pela unidade de controle interno, incluindo
a remuneração bruta da equipe em todas as fases da auditoria,
as diárias e passagens, as indenizações e restituições,
os suprimentos de fundos e outras despesas de qualquer ordem.
Determinação
– Providência indicada pela unidade de controle interno no relatório
de auditoria com o intuito de interromper e corrigir falha grave detectada
e evitar a sua repetição, demandando da Administração
pronta ação ou correção.
Elaboração
do relatório – Fase da auditoria, inspeção administrativa
ou fiscalização na qual a equipe escreve o relatório,
com base nos papéis de trabalho utilizados, obtidos e desenvolvidos
nas fases anteriores.
Esclarecimentos
dos responsáveis – Justificativas apresentadas por escrito, como
resposta às Requisições de Documentos e Informações,
pelos responsáveis das unidades orgânicas dos tribunais acerca
dos indícios investigados pela equipe.
Escopo
– Profundidade e amplitude do trabalho para alcançar o objetivo
da auditoria/inspeção administrativa/fiscalização.
É definido em função do tempo e dos recursos humanos
e materiais disponíveis.
Evidências
– Informações obtidas durante a execução dos
trabalhos no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões
e conclusões da equipe, podendo ser classificadas como físicas,
testemunhais, documentais e analíticas.
Execução
– Fase dos trabalhos na qual a equipe utiliza as fontes de informação
e aplica os procedimentos previstos na fase de Planejamento em busca de
evidências para fundamentar as conclusões.
Indícios
– Discordância entre a situação encontrada e o critério,
que ainda não foi devidamente investigada, nem está suficientemente
suportado por evidências a ponto de caracterizar-se como achado de
auditoria. Uma vez encontradas evidências que transformam o indício
em achado, esse deve ser incluído no relatório.
Líder
– Membro da equipe a quem compete, por força de designação
expressa, liderar a equipe e representá-la perante o órgão
auditado, inspecionado ou fiscalizados.
Levantamento
– Instrumento utilizado pelo Tribunal para: conhecer a organização
e o funcionamento das unidades organizacionais, dos sistemas, programas,
projetos e atividades no que se refere aos aspectos contábeis, financeiros,
orçamentários, operacionais e patrimoniais; identificar objetos
e instrumentos de trabalho; e avaliar a viabilidade de realização
de auditorias/inspeções administrativas/fiscalizações.
Mapa
de Acompanhamento – Documento que permite a verificação do
encaminhamento e acompanhamento dos achados, indicando para cada achado,
o nome e a função ou a razão social do responsável,
a conduta por ele praticada, o nexo de causalidade entre a conduta e o
achado, e a análise da culpabilidade.
Matriz
de Planejamento – Documento que organiza e sistematiza o planejamento do
trabalho. Relaciona as diversas questões, as fontes de informações,
os procedimentos e os possíveis achados, além da indicação
do membro da equipe responsável pela execução do procedimento,
do período em que os procedimentos deverão ser aplicados
e da estimativa de custo do trabalho.
Objeto
– Documento, projeto, programa, processo ou sistema no qual o procedimento
será aplicado e, porventura, o achado será constatado. Exemplos
de objetos: contrato, folha de pagamento, base de dados, ata, edital, ficha
financeira, processo licitatório, orçamento.
Papéis
de trabalho – Documentação que constitui o suporte de todo
o trabalho desenvolvido pelo servidor em exercício da auditoria/inspeção
administrativa/fiscalização, contendo o registro de todas
as informações utilizadas, das verificações
a que procedeu e das conclusões a que chegou, independentemente da
forma, do meio físico ou das características.
Planejamento
– é a função administrativa que determina, antecipadamente,
quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer
para alcançá-los. O planejamento define onde se pretende
chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. É
uma etapa fundamental para o sucesso do trabalho, sendo imprescindível
que seja alocado o tempo adequado para sua realização.
Procedimentos
– Itens de verificação a serem executados durante os trabalhos
para consecução do seu objetivo. Devem, na medida do possível,
ser detalhados em tarefas descritas de forma clara, de modo a não
gerar dúvidas ao executor e esclarecendo os aspectos a serem abordados,
bem como expressando as técnicas a serem utilizadas.
Recomendação
– Providência indicada pela unidade de controle interno no relatório
de auditoria com o intuito de aperfeiçoar os controles internos
da unidade auditada, com vistas a corrigir falhas detectadas cuja gravidade
possa repercutir em eventos futuros e evitar a sua repetição,
demandando da Administração pronta ação ou correção.
Requisição
de Documentos ou Informações – Documento dirigido pelo líder
da equipe ao dirigente da unidade orgânica auditada/inspecionada/fiscalizada
para requisitar documentos, informações e/ou esclarecimentos
necessários à execução do trabalho.
Reunião
de apresentação – Reunião da equipe com o dirigente
da unidade organizacional auditada/inspecionada/fiscalizada na qual é
entregue o ofício de apresentação e é informado
o objetivo do trabalho.
Reunião
de encerramento – Reunião da equipe com o dirigente da unidade organizacional
auditada/inspecionada/fiscalizada, ao final da fase de execução,
na qual são apresentadas as constatações do trabalho.
Situação
encontrada – Situação existente, identificada e documentada
durante a fase de execução do trabalho. Deve contemplar o
período de ocorrência do achado.
Técnicas
– Formas ou maneiras utilizadas na aplicação dos procedimentos
com vistas à obtenção de diferentes tipos de evidências
ou ao tratamento de informações.
|
Secretaria
de Gestão Jurisprudencial, Normativa e Documental
Última atualização
em 1/04/2020
|