Portaria GP/CR nº 26/2010

PORTARIA GP/CR Nº 26/2010

Dispõe sobre o envio de autos arquivados ao Serviço de Gestão Documental e Memória, elenca os procedimentos para o desarquivamento e dá outras providências.

O PRESIDENTE E A CORREGEDORA REGIONAL DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que o trabalho de organização do acervo de autos e documentos sob a guarda do Serviço de Gestão Documental e Memória foi finalizado, com a implantação do novo sistema informatizado;

CONSIDERANDO que o atendimento das partes, advogados e demais interessados para consulta e extração de cópias de autos arquivados será realizado no Setor de Consulta e Atendimento do Serviço de Gestão Documental e Memória;

CONSIDERANDO a quantidade de autos represada nas Varas da Sede para encaminhamento ao Serviço de Gestão Documental e Memória e a capacidade diária de processamento da nova unidade;

CONSIDERANDO a necessidade de racionalizar o espaço disponível nas novas instalações da Unidade Administrativa II e a premência da incorporação dos autos arquivados nas Varas localizadas fora da Sede ao acervo do Serviço de Gestão Documental e Memória, padronizando a forma de tratamento e garantindo condições adequadas de armazenamento a todo o acervo documental deste Tribunal;

CONSIDERANDO as novas disposições normativas aplicáveis aos processos antes arquivados provisoriamente,

RESOLVEM:

Art. 1º. Os pedidos de desarquivamento de autos serão efetuados por petição ou diretamente pelo interessado nas Varas do Trabalho e demais Secretarias responsáveis.

§ 1º A solicitação de desarquivamento deverá ser devidamente fundamentada para justificar o prosseguimento do feito, sob pena de não atendimento.

§ 2º. Fica vedado o desarquivamento de autos para consulta ou extração de cópias de autos que estejam sob a guarda do Serviço de Gestão Documental e Memória, exceção feita àqueles que tramitam em sigilo ou segredo de justiça.

§ 3º. Após o desarquivamento, o retorno dos autos ao Serviço de Gestão Documental e Memória, em pacotes amarrados acompanhados de listagem, será precedido de baixa manual no sistema informatizado na inocorrência de providência processual a justificar o reinício da contagem do tempo de destinação final (guarda permanente ou eliminação), resguardando-se, no entanto, a observância das disposições do art. 56-B do Provimento GP/CR 13/2006.

§ 4º. Na hipótese de tramitação processual adicional, os autos deverão ser encaminhados em nova relação de baixa, observando-se o disposto no art. 56-B, § 3º do Provimento GP/CR 13/2006.

Art. 2º. A verificação da disponibilidade dos autos arquivados e a solicitação de desarquivamento serão feitas pela unidade requisitante no sistema informatizado (ARQGER) do Serviço de Gestão Documental e Memória, em módulo disponibilizado na intranet.

§ 1º. Não serão atendidas solicitações feitas por correio eletrônico ou telefone.

§ 2º. O atributo de urgência poderá ser conferido ao pedido no próprio sistema informatizado, mas deverá ser utilizado apenas em casos extremos, tendo em vista que há limitação semanal de pedidos urgentes por Vara.

§ 3º. Eventual cancelamento de solicitação poderá ser feito até que processado o pedido pelo Setor de Recepção, Logística e Armazenamento Documental.

§ 4º. As relações de baixa do ano de 2003 não foram inseridas no sistema informatizado (ARQGER) do Serviço de Gestão Documental e Memória por estarem em fase de processamento para destinação final. Eventuais pedidos de desarquivamento desse período deverão ser encaminhadas por correio eletrônico para gestaodocumental@trtsp.jus.br, informando-se a pendência existente que justifique a interrupção do processo de vistoria e a tentativa de localização dos autos que não mais se encontram organizados sequencialmente.

Art. 3º. A entrega dos autos solicitados, observado o calendário constante no art. 6º desta norma, será feita pelo Setor de Atendimento e Consulta do Serviço de Gestão Documental e Memória, diretamente nas Varas, na semana seguinte a do pedido, mediante assinatura de recibo de entrega. Os pedidos urgentes serão entregues em 2 (dois) dias.

Art. 4º. Excetuados os casos de sigilo e segredo de justiça, a vista e o fornecimento de cópias de autos arquivados obedecerão às demais disposições do Provimento GP/CR 13/2006 e da Portaria GP/CR 25/2010, sendo realizadas exclusivamente no Serviço de Gestão Documental e Memória.

Art. 5º. Compete exclusivamente às Secretarias processantes, no ato do recebimento dos autos desarquivados, realizarem os devidos lançamentos nos sistemas informatizados de acompanhamento processual.

Art. 6º. As Varas do Trabalho da Sede observarão as disposições do Provimento GP/CR nº 13/2006 para a remessa de autos ao Serviço de Gestão Documental e Memória no caso de arquivamento definitivo, fazendo o encaminhamento das relações de arquivamento ao espaço reservado para tal fim no Fórum Ruy Barbosa. O seguinte calendário deverá ser observado:

a)    1ª a 18ª VT/SP - segundas-feiras;
b)    19ª a 36ª VT/SP - terças-feiras;
c)    37ª a 54ª VT/SP - quartas-feiras;
d)    55ª a 72ª VT/SP - quintas-feiras;
e)    73ª a 90ª VT/SP - sextas-feiras;

Parágrafo único. As Secretarias responsáveis pelo processamento de autos de competência originária do 2º Grau observarão as disposições dos Provimentos GP nº 01/2008 e GP/CR 13/2006, fazendo o encaminhamento dos autos para arquivamento ao espaço reservado no Edifício Sede às sextas-feiras.

Art. 7º. Até o dia 12/12/2010, o envio semanal de autos para arquivamento fica restrito a 20 (vinte) caixas por semana por unidade, sendo que na semana que antecede o recesso trabalhista (13 a 17/12/2010) todo o saldo residual de autos arquivados definitivamente poderá ser enviado em um único lote.

Parágrafo único. A partir de 2011 e até ulterior deliberação não haverá limite semanal de envio de autos para arquivamento.

Art. 8º. O envio de autos ao Serviço de Gestão Documental e Memória pressupõe a estrita observância das disposições do art. 56-B do Provimento GP/CR 13/2006, ainda que o lançamento do registro de arquivamento nos sistemas informatizados seja anterior à sua publicação.

§ 1º. As Secretarias responsáveis observarão o calendário e o local definido no art. 6º desta norma para o retorno de autos desarquivados, registrados no sistema informatizado por baixa manual.

§ 2º. Fica vedado o envio e a devolução ao Serviço de Gestão Documental e Memória de autos arquivados provisoriamente.

Art. 9º. As Varas fora da Sede que mantêm autos arquivados definitivamente sob sua guarda poderão encaminhar as relações de baixa de 2003 para destinação documental (eliminação ou guarda permanente) mediante prévio agendamento a ser solicitado por correio eletrônico ao Serviço de Gestão Documental e Memória (gestaodocumental@trtsp.jus.br).

Parágrafo único. Os processos que constarem dos próximos editais de eliminação dependerão da observância das disposições do art. 56-B do Provimento GP/CR 13/2006 para serem recebidos no Serviço de Gestão Documental e Memória.

Art. 10. Ficam revogadas as Portarias GP/CR 11/2009 e 16/2009.

Art. 11 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Registre-se, publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 3 de novembro de 2010.

NELSON NAZAR
Desembargador Presidente do Tribunal

ODETTE SILVEIRA MORAES
Desembargadora Corregedora Regional

DOELETRÔNICO - TRT/2ª Reg. - 09/11/2010