A Presidente do Tribunal Regional Do Trabalho da Segunda Região,  no uso de suas atribuições legais e regimentais,

I - Considerando a necessidade de estruturar os serviços e  atividades do Fórum Ruy Barbosa;

II - Considerando os objetivos traçados pelo Programa de  Modernização instituído pelo Ato GP 06/2003 que, em sua primeira  etapa contempla a implantação do Fórum Ruy Barbosa com 79 Varas do  Trabalho instaladas e mais 11 Varas que serão implantadas,  conforme disciplina o art. 25, da Lei 10.770/2003;

RESOLVE, "ad referendum" do Órgão Especial,

Art. 1º - Estabelecer, como diretrizes estratégicas e fundamentais  para a gestão do Fórum Ruy Barbosa, as definições do novo Modelo  de Gestão da 1ª Instância desenvolvido pelo Tribunal com apoio da  FGV/GV-Consult, que se encontram assim dispostas:

a) Premissas norteadoras das ações: priorização do  cidadão/cliente; enfoque à conciliação; busca da celeridade na  prestação dos serviços jurisdicionais; eliminação da burocracia  com vista à agilidade e flexibilidade administrativas; valorização  do servidor; transparência; facilidade de acesso à informação  pelas partes interessadas e pelos servidores; estímulo à cultura  de excelência buscando melhorias contínuas; uso intensivo de  tecnologia; disponibilização de informações integradas sobre os  processos; monitoramento de desempenho institucional das  atividades finalísticas e administrativas, com base em indicadores  de desempenho e em informações gerenciais;

b) Prioridades institucionais, além das ações definidas em lei e  regulamentos em vigor, a implantação dos resultados dos seguintes  estudos: o modelo de gestão para a 1ª Instância com o respectivo  sistema de indicadores de desempenho; Vara modelo com os  respectivos indicadores; Vara Escola; estrutura organizacional das  áreas de trabalho; análise e avaliação do suporte tecnológico.

Art. 2º- Estabelecer, como estrutura administrativa do Fórum Ruy  Barbosa, os seguintes níveis organizacionais e suas respectivas  atribuições:

I - Comissão de Direção do Fórum, vinculada à Presidência,  composta de um Juiz do Tribunal e dois Juízes de 1ª Instância, com  as seguintes atribuições:

a) Adotar, no limite de sua competência, medidas que entenda  necessárias à dignidade dos órgãos da Justiça do Trabalho;

b) Manter entendimentos permanentes com o Grupo de Implantação do  Projeto de Modernização no Fórum Ruy Barbosa, visando a solução de  problemas comuns;

II - Grupo de Implantação do Projeto de Modernização no Fórum Ruy  Barbosa, com atribuições judiciárias e administrativas e vinculada  às Diretorias Gerais de Coordenação Judiciária e da Administração,  composta por dois Assessores (um para a área Judiciária e um para a área Administrativa), um Diretor de Secretaria de Vara do  Trabalho e um Diretor de Serviço escolhidos pela Presidência,  dentre aqueles com atuação no respectivo Fórum.

§ 1º - Como atribuições gerais, incumbe ao Grupo:

a) Superintender as atividades da 1ª Instância da Capital adotando  como orientação básica ações operacionais que conduzam à  padronização de atividades;

b) Monitorar os resultados e o desempenho da 1ª Instância, através da utilização do Sistema de Indicadores, que serão mensalmente divulgados através das respectivas Diretorias Gerais;

c) Identificar as necessidades de qualificação em recursos humanos  e propor ações de aperfeiçoamento e capacitação em consonância com  as diretrizes e estratégias previstas neste ato;

d) Interagir com as unidades integrantes e Secretarias das Varas  com a finalidade de otimizar os resultados globais da atividade de  1ª Instância;

e) Promover reuniões periódicas com os encarregados das unidades  das áreas administrativas e judiciárias sob sua coordenação, a fim  de colher as respectivas demandas e encaminhá-las à Administração  deste Regional;

f) Responder, perante a Administração do Tribunal por todas as  demandas de insumos e de serviços necessários para o bom desempenho das atividades do Fórum Ruy Barbosa; e

g) Propor à Presidência alterações que se fizerem necessárias à  consecução dos objetivos traçados neste ato.

§ 2º - Compete, ainda, a este Grupo, no que concerne à atividade  judiciária:

a) Manter-se atualizado sobre leis e outros dispositivos que  afetem as rotinas de trabalho da 1ª Instância;

b) Promover reuniões constantes das unidades vinculadas com os  diretores das Secretarias das Varas do Trabalho, objetivando maior  integração, celeridade e otimização dos serviços jurisdicionais;

c) Receber e analisar demandas de alteração de rotinas e  procedimentos de trabalho das Secretarias das Varas do Trabalho e  demais unidades da 1ª Instância da Capital;

d) Promover, em conjunto com as instâncias e unidades competentes, as alterações procedimentais necessárias e a conseqüente  atualização do sistema informatizado de acompanhamento processual,  em decorrência da promulgação de novos dispositivos legais ou de  demandas consensuais, objetivando imprimir maior celeridade às  rotinas processuais em 1º Grau de Jurisdição;

e) Executar outros atos e atividades afins.

§ 3º - Incumbe aos Assessores das áreas Judiciária e Administrativa executar as deliberações Grupo de Implantação do Projeto de Modernização, aprovadas pela maioria de seus membros e submetidas à apreciação da Presidência do Tribunal.

Art. 3º - Definir como unidades integrantes da 1ª Instância do  Fórum Ruy Barbosa, as seguintes áreas de trabalho:

a) Unidades de Atendimento - correspondendo às atividades  desenvolvidas pelo Serviço de Distribuição de Feitos de 1º Grau da Capital; Reclamações Verbais; Protocolo; Arquivo Geral; Serviço de Depósitos Judiciais; Central de Mandados e Postos Avançados de Atendimento que, funcionalmente, ficarão vinculadas à Diretoria Geral Judiciária;

b) Secretarias das Varas, com a subordinação ao seu Juiz;

c) Unidade Administrativa - correspondendo às atividades de Segurança e Monitoramento Eletrônico; Atendimento e Infra-estrutura de Suporte de Tecnologia; Unidades Autônomas; Atendimento Médico; Expedição e Postagem; Creche; Infra-estrutura e atividades correlatas que, de igual forma, vincularão funcionalmente à Diretoria Geral da Administração.

Art. 4º - Adotar o Sistema de Indicadores de Desempenho como instrumento de Gestão, conforme os parâmetros estabelecidos no Anexo I deste Ato que, por indicação da Grupo de Implantação,  deverão ser atualizados, a fim de compatibilizá-los de acordo com as necessidades estratégicas da instituição.

§ 1º - O Serviço de Informação e Estatística é a unidade  responsável pelo processamento dos dados que serão ofertados pelas Varas do Trabalho, Secretaria da Corregedoria, Ouvidoria, e as demais unidades integrantes da 1ª Instância do Fórum Ruy Barbosa, até o décimo dia útil do mês seguinte ao da apuração.

Art. 5º - Designar o Grupo de Estudo e Desenvolvimento para a Qualidade como equipe de assessoramento técnico na implantação do projeto de redesenho das diretrizes emanadas desta Presidência e da Comissão Permanente de Modernização, instituída pelo Ato GP 06/2003.

Art. 6º- Instituir a Vara Escola, vinculada à Assessoria da área Judiciária e supervisionada pelo GEDEQ, como unidade de formação técnica da 1ª Instância, com as seguintes atribuições: (Artigo revogado pelo Ato GP nº 15/2008, de 19/09/2008 - DOEletrônico 26/09/2008)

a) Atuar como núcleo de capacitação, desenvolvimento de pessoas, adotando como premissa básica o modelo de excelência em Gestão Pública;

b) Realizar, no âmbito da 1ª Instância, estudos técnicos nos  diferentes processos de trabalho das unidades envolvidas, visando diagnosticar e dimensionar atividades, com vista a otimização e padronização das ações;

c) Revisar permanentemente os processos de trabalho de maneira a contextualizá-los com as alterações legislativas e sugestões oferecidas pelos usuários-jurisdicionados;

d) Construir e atualizar os indicadores de gestão;

e) Desenvolver e aplicar os instrumentos de pesquisa, nos âmbitos interno e externo, com vista à implantação de melhorias; e

f) Atuar como pólo experimental de inovações na implantação de  projetos piloto.

Registre-se, publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 03 de setembro de 2004.



 
SISTEMA DE INDICADORES DE DESEMPENHO PARA GESTÃO DE 1.ª INSTÂNCIA
Este sistema foi desenvolvido com a finalidade de garantir o novo modelo de gestão baseado em indicadores de desempenho, a partir do redesenho do processo de trabalho desenvolvido para a 1ª instância.
A finalidade precípua deste instrumento constitui-se em criar um mecanismo adequado para auxiliar o aperfeiçoamento dos processos de trabalho e funcionamento da instituição, cujos parâmetros orientarão a tomada de decisões.
Metodologicamente a unidade de gestão de 1ª instância está composta por três níveis de monitoramento, que correspondem às seguintes áreas de trabalho:
- Unidades de Atendimento;
- Varas do Trabalho; e
- Serviços Auxiliares do Juízo.
A tarefa de gestão de 1ª Instância será desempenhada pelo Grupo de Implantação do Projeto de Modernização da 1ª Instância da Capital.
Consistirá no conhecimento detalhado dos processos de trabalho da "Vara Modelo" e seu Sistema de Indicadores de Desempenho, a fim de que se possa identificar as variáveis de controle específicas para a proposição de soluções de adequação às metas de desempenho propostas pela Administração do Tribunal.
A implantação dos indicadores ocorrerá em duas etapas em face da limitação tecnológica, fixando-se a data de 30/06/2005 como termo final para a operacionalização integral do sistema.

INDICADORES DE GESTÃO PARA O FÓRUM RUY BARBOSA
I - Gestão Global das Atividades Judicantes de 1ª Instância de São Paulo
Indicadores-Chave:
1ª Etapa - até 30.09.2004
- Prazo médio de sentença
- Nível de satisfação dos clientes
- Variação de estoques de processo
- Prazo de tramitação do processo
 
Parâmetros e Composição das Variáveis.
Indicadores-Chave
1 - Prazo médio de sentença: indica o tempo médio que as partes  esperam pela sentença depois da audiência inaugural;
2 - Nível de satisfação dos clientes: mede o nível de satisfação  dos clientes na prestação jurisdicional;
3 - Variação de estoques de processos: mede a capacidade de  processamento de feitos e absorção de demandas na Vara; e
4 - Prazo médio de tramitação do processo: mede o tempo real de  todas as fases do processo.

            Indicadores Auxiliares:

1ª Etapa - até 30.09.2004	2ª Etapa - até 30.06.2005
Nível de satisfação do Servidor com a  Instituição	Taxas de utilização tecnológica
Prazo médio de pauta	Índice de pró-atividade da Vara
Índice de conciliação	Índice de pró-atividade da Vara pós-sentença
Prazo médio da liquidação	Índice de efetividade dos Pagamentos na Execução
Prazo médio do ciclo de execução	Taxa de adesão ao padrão da Vara modelo
Nível de acesso remoto à informação	Imagem externa percebida do magistrado

Indicadores Auxiliares
1 - Nível de satisfação do servidor com a instituição: mede o grau  de satisfação do servidor em relação a aspectos do seu trabalho na  instituição;
2 - Prazo médio de pauta: indica o tempo que as partes esperam  para ter o primeiro contato com o magistrado em audiência:
3 - Índice de conciliação: indica a percentagem de processos  solucionados por acordo das partes;
4 - Prazo médio da liquidação: indica o prazo entre a sentença e o  fim da liquidação;
5 - Prazo médio do ciclo da execução: indica o prazo médio do  ciclo de execução dos processos;
6 - Nível de acesso remoto à informação: mede o nível de acesso  remoto do jurisdicionado e seus representantes às informações  processuais;
7 - Taxas de utilização tecnológica: verifica o nível de  utilização das funcionalidades disponíveis no sistema;
8 - Índice de pró-atividade da Vara: indica o quanto a Vara  trabalha de ofício;
9 - Índice de pró-atividade da Vara no pós-sentença: indica o  tempo médio que os processos ficam sem andamento após a sentença;
10 - Índice de efetividade dos pagamentos na execução: mede a  efetividade do pagamento dos créditos devidos;
11 - Taxa de adesão ao padrão da Vara Modelo: medir o nível de  aderência das Varas ao padrão de Vara Modelo; e
12 - Imagem externa percebida do magistrado: avalia a atuação do Juiz no trato com os jurisdicionados e seus representantes.
 
             II -Varas:
             Indicadores-Chave:

1ª Etapa - até 30.09.2004	2ª Etapa - até 30.06.2005
Índice de prolação de sentença	Índice de pró-atividade da Vara
Prazo médio do ciclo de execução
Variação de estoques de processo
Parâmetros e Composição das Variáveis

 
Indicadores-Chave - Varas
1 - Índice de prolação de sentença: mede o percentual de sentenças  que foram prolatadas dentro do mesmo período de tempo em que as  instruções foram encerradas;
2 - Prazo médio do ciclo da execução: indica o prazo médio do  ciclo de execução dos processos;
3 - Variação de estoques de processos: mede a capacidade da vara  de processamento de feitos e absorção de demanda; e
4 - Índice de pró-atividade da Vara: mede o quanto a Vara trabalha  de ofício.

             Indicadores Auxiliares:

1ª Etapa - até 30.09.2004	2ª Etapa - até 30.06.2005
Índice de conciliação	Índice de pró-atividade da Vara pós-sentença
Taxa de incidentes no processo	Índice de eficácia da penhora
Prazo médio de pauta	Índice de aprovação da penhora
Prazo médio de sentença

Indicadores Auxiliares - Varas
1 - Índice de conciliação: mede a percentagem de processos solucionados por acordo das partes;
2 - Taxa de incidentes no processo: grau de incidentes processuais  que tumultuam a tramitação do processo;
3 - Prazo médio de pauta: indica o tempo que as partes esperam  para ter o primeiro contato com o magistrado em audiência;
4 - Prazo médio de sentença: indica o tempo médio que as partes  esperam pela sentença depois da audiência inaugural;
5 - Índice de pró-atividade da Vara no pós-sentença: indica o  tempo médio que os processos ficam sem andamento após a sentença;
6 - Índice de eficácia da penhora: verifica o estímulo ao  pagamento do débito por força da penhora ou resultado positivo do  leilão; e
7 - Índice de aprovação de penhora: mede a qualidade da penhora  efetuada pelos oficiais.
 
             III - Indicadores de Desempenho selecionados para Gestão da Unidade de
             Atendimento:
             Indicadores-Chave:

1ª Etapa - até 30.09.2004	2ª Etapa - até 30.06.2005
Prazo médio do ciclo da distribuição	Índice de qualidade da distribuição de processos
Capacidade de atendimento ao público	Nível de satisfação do cliente

Parâmetros e Composição das Variáveis.
Indicadores Chave
1 - Prazo médio do ciclo da distribuição: determina o prazo médio  nos expedientes processados pela distribuição.
2 - Índice da capacidade de atendimento ao público: checagem da capacidade do atendimento para cada tipo de serviço prestado ao público;
3 - Índice de qualidade da distribuição de processos: checagem da qualidade do resultado final dos processos de trabalho relativos à consistência, distribuição, autuação e notificações atinentes às ações entradas; e
4 - Nível de satisfação do cliente: mede o nível de satisfação dos clientes na prestação jurisdicional.
 
             Indicadores Auxiliares:

1ª Etapa até 30.09.2004	2ª Etapa - até 30.06.2005
Variação da demanda de distribuição dos processos	Índice de qualidade do cadastro da ação
Estoque de expedientes para  atendimento a outros órgãos

Indicadores Auxiliares
1 - Variação da demanda de distribuição de processos: checagem da variação de demanda de expedientes distribuídos;
2 - Estoque de expedientes para atendimento a outros órgãos: checagem do estoque de expedientes para atendimento a outros órgãos; e
3 - Índice de qualidade do cadastro da ação: mede o percentual de folhas de rosto sem erros para verificar a qualidade do cadastro de ação.

                 IV - Serviços Auxiliares ao Juízo:
                 Indicadores-Chave:

1ª Etapa - até 30.09.2004	2ª Etapa - até 30.06.2005
Prazo médio de cumprimento de mandados	Índice de qualidade da penhora
Média de mandados	Comparativo de penhoras por tipo

Indicadores-Chave
1 - Prazo médio de cumprimento de mandados: mede o tempo que o oficial permanece com o mandado, verificando se há atraso no cumprimento de mandados pelo oficial;
2 - Índice de qualidade da penhora: verifica o estímulo ao pagamento do débito por força da penhora ou o resultado positivo do leilão;
3 - Comparativo de penhoras por tipo: indica a adequação dos bens penhorados com o rol de preferência de bens; e
4 - Média de mandados: indica o percentual de mandados por zona e por oficial, permitindo a comparação e redistribuição do trabalho.

DOE/SP-PJ - Cad. 1 - Parte I - 08/09/2004 - pp. 102/103 (Adm)
DOE/SP-PJ - Cad. TRT/2ª Reg. 10/09/2004 - p. 327 (jud)
REVOGADO PELO ATO GP Nº 08/2016, DE 03/02/2016 - DOELETRÔNICO 11/02/2016