LEGISLAÇÃO

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA

Acesse aqui a consolidação feita pelo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos

 

GLOSSÁRIO
 
ARQUIVO
Conjunto de documentos, de qualquer época, forma, formato ou suporte, produzidos, recebidos ou acumulados em processo natural por uma Unidade Administrativa no exercício de suas funções e atividades, e conservados para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa.
ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que se conservam temporariamente junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Conjunto de documentos originários dos arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final.

ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
AVALIAÇÃO
Trabalho interdisciplinar que consiste em analisar o ciclo de vida dos documentos, atribuir-lhes valores (administrativos, legais, fiscais, técnicos, operacionais, culturais) e definir prazos para sua guarda (temporária ou definitiva) ou eliminação. O trabalho de avaliação deverá ser consolidado na Tabela de Temporalidade.
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo.

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO
Instrumento que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre o órgão responsável e os conjuntos a serem eliminados.
ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, no processo de avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (art. 9.º, Lei Federal n.º 8.159, de 08/01/91). A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9.º da Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (art. 12, parágrafo único, Decreto Federal n.º 1.799, de 30/01/96). O sistema mais indicado para a inutilização de documentos é a fragmentação do papel para reciclagem.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas e rotinas que garantem o efetivo controle de todos os documentos, desde a produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n.º 8.159/91, art. 3.º).
PRAZO DE PRECAUÇÃO
Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá- lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

PRAZO DE PRESCRIÇÃO

Intervalo de tempo durante o qual o poder público ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado.
PRAZO DE VIGÊNCIA
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.
RECOLHIMENTO
Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
SÉRIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos que, resultantes do exercício de uma mesma função ou atividade, têm idêntica forma de produção e tramitação, sendo submetidos às mesmas instâncias decisórias.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de gestão de documentos resultante do processo de avaliação e aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda temporária (vigência, prescrição e precaução) em função de valores administrativos, legais, jurídicos e determina a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente).
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Registro que comprova ter sido efetivada a eliminação de um determinado conjunto de documentos. O Termo de Eliminação de Documentos, de acordo com o art. 4º da Resolução nº 7 do CONARQ (20 de maio de 1997), tem por objetivo registrar informações pertinentes ao ato de eliminação (data, autorização, órgão responsável) e às séries documentais eliminadas (assunto, datas-limite, quantidade).
TRANSFERÊNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário.
VALOR PERMANENTE
Qualidade pela qual se justifica a guarda definitiva de um documento.

Fonte: SAESP - Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo