Programa de Gestão Documental


Prazos de Guarda de Documentos

capa manual

       A racionalização da guarda da massa documental necessita de dois importantes instrumentos para ser efetivada: um plano de classificação e uma tabela de temporalidade - o primeiro, para promover a contextualização funcional e distribuir as séries documentais; a segunda, para estabelecer seu ciclo de vida e definir sua destinação.

       O Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região aprovou seus instrumentos de gestão documental através da Resolução GP nº 05, de 21 de novembro de 2006, cujo inteiro teor segue abaixo:

 

Resolução GP nº 05, de 21 de novembro de 2006.
DOE-SP 28/11/2006 e 13/12/2006

 

O Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, Juiz ANTÔNIO JOSÉ TEIXEIRA DE CARVALHO, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

 

Considerando o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal que atribui à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a consulta aos documentos públicos;

 

Considerando o art. 20 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que define a competência e o dever dos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções;

 

Considerando os termos da Resolução Conarq nº 7/1997, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público, e da Resolução Conarq nº 14/2001, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, Atividades-Meio;

 

Considerando o disposto no título XXXIV, arts. 115 a 121, da Consolidação dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho, que determina a instituição do Programa de Gestão Documental no âmbito dos Tribunais Regionais do Trabalho;

 

Considerando as atividades desenvolvidas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, instituída pela Resolução GP 02/2005, alterada pela Resolução GP nº 04/2006, de 05 de outubro de 2006;

 

Considerando a necessidade de adoção de uma política de gestão documental que assegure a racionalização da guarda e recuperação dos conjuntos documentais essenciais à tomada de decisão, à comprovação dos direitos e à preservação dos documentos de interesse histórico e cultural produzidos no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região;

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Ficam aprovados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região.

 

§ 1º O Plano de Classificação apresenta o esquema de distribuição de documentos em classes funcionais, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região e da análise do arquivo por ele produzido (Anexo I).

 

§ 2º A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos (Anexo II);

 

Art. 2º Os arquivos de documentos recebidos e produzidos pelo Tribunal Regional do Trabalho serão identificados como arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes.

 

§ 1º Arquivo Corrente (AC) é formado pelo conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio, que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados;

 

§ 2º Arquivo Intermediário (AI) é formado pelo conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam em depósito de armazenamento temporário a sua destinação final;

 

§ 3º Arquivo Permanente (AP) é formado pelo conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor histórico, probatório e informativo.

 

I- Atividade-Meio é o conjunto de operações que dão suporte ao desempenho das atribuições específicas de uma instituição;

 

II- Atividade-Fim é o conjunto de operações realizadas no desempenho das atribuições específicas de uma instituição.

 

Art. 4º A eliminação de documentos prevista na Tabela de Temporalidade deverá ser realizada mediante a elaboração de Relação de Eliminação de Documentos formalizada no Termo de Eliminação de Documentos.

 

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Art. 5º A Relação de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e será composta pelos seguintes itens:

 

I- Cabeçalho contendo a identificação da unidade produtora responsável pela eliminação;

 

II- Quadro contendo o código de classificação dos tipos documentais, datas-limite dos conjuntos documentais e quantidade das unidades de arquivamento a serem eliminadas;

 

III- Destinar espaço para constar local, data, nome, cargo e assinatura do responsável pela eliminação.

 

Art. 6º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente:

 

I- Data da eliminação;

 

II- Indicação dos atos oficiais legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação no Diário Oficial do Estado de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

 

Art. 7º As Relações de Eliminação de Documentos deverão ser submetidas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para ratificação e enviados à Presidência para autorização.

 

Parágrafo único. A eliminação de documentos de valor efêmero, com previsão de guarda apenas no arquivo corrente, poderá ser realizada diretamente pelas unidades produtoras, dispensando-se a ratificação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e autorização da Presidência.

 

Art. 8º A eliminação de documentos deverá ocorrer observando-se critérios de preservação ambiental, preferencialmente por fragmentação mecânica, sob a supervisão de um membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, ou por servidor designado para este fim.

 

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 9º O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos serão atualizados periodicamente.

 

Parágrafo único. Os documentos que não tenham sido contemplados na Tabela de Temporalidade de Documentos deverão ser listados pelas unidades competentes e submetidos à avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos quanto à sua destinação final.

 

Art. 10 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborará manual de aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos a que se refere o art. 1º desta resolução.

 

Art. 11 Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

 

Registre-se. Publique-se. Cumpra-se.

 

São Paulo, 21 de novembro de 2006.

(a) Antônio José Teixeira de Carvalho

Juiz Presidente do Tribunal

 

ANEXOS

Anexo I (arquivo pdf) Plano de Classificação
Anexo II (arquivo pdf) Tabela de Temporalidade de Documentos

Material Didático e de Apoio

Comissão Permanente de Avaliação

Arquivo do TJ/RJ - visão das estantes mezanino

Arquivo do TJ/RJ - visão das estantes mezanino

O QUE É GESTÃO DOCUMENTAL?

Gestão documental é o conjunto de procedimentos com vistas ao controle da produção, tramitação e arquivamento, determinando a eliminação dos documentos desnecessários e o recolhimento daqueles relevantes para guarda permanente.

 A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS é responsável por elaborar os procedimentos relativos à implantação do Programa de Gestão Documental no TRT da 2ª Região, quais sejam:

- elaborar normas que disciplinam a autuação, tramitação, classificação, avaliação, transferência, destinação e guarda de documentos administrativos e judiciais;

- elaborar proposta de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da documentação arquivística;

- elaborar proposta circunstanciada sobre a eliminação de autos findos, observada a legislação em vigor, remetendo-a ao Tribunal Pleno  para decidir a respeito;

- propor o sigilo de documentos destinados ao arquivo intermediário ou permanente, seu grau e tempo de duração, bem como cargos/funções ou áreas com permissão de acesso.

Atualmente, esta comissão é constituída pelos seguintes servidores, designados pela Portaria GP nº 28, de 03 de outubro de 2006:

Elaine Cristina Patriota - representante da Secretaria Geral da Presidência;

Sueli Cristina Fracca - representante da Corregedoria Regional;

Rebeca Werdesheim de Camargo - representante da Diretoria Geral da Administração;

Siomara Fernanda Minetti Silva - representante da Diretoria Geral de Coordenação Judiciária;

Edna Aparecida Silveira - Diretora da Secretaria de Documentação (COORDENADORA);

Patrícia Dias De Rossi - Analista Judiciário/Área Administrativa, mestranda na área de Arquivologia (SECRETÁRIA);

Masaru Fujimoto - Diretor do Serviço de Certidões, Traslados e Arquivo Geral;

Sérgio Luiz Silva Souza - Assistente Administrativo Chefe do Setor de Planejamento e Análise de Sistemas Judiciários;

Débora Agrumi Bauerfeldt - Diretora da 11ª Vara do Trabalho de São Paulo;

Paulo Jorge Peralta - Diretor da 31ª Vara do Trabalho de São Paulo.

Fontes de Pesquisa Histórica

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