Altera a denominação e a estrutura da Secretaria de Documentação e dá outras providências.

O Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a necessidade de adequar as atividades e a estrutura das unidades organizacionais existentes para que seu funcionamento se coadune com as demandas institucionais;

CONSIDERANDO as disposições do Ato GP nº 20/2009 que transferiu a subordinação das unidades relacionadas ao Arquivo Geral para a Secretaria de Documentação;

CONSIDERANDO a necessidade de coordenar as políticas de produção e análise da informação, bem como as políticas de gestão dos acervos de natureza arquivística, bibliográfica e memorial do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região;

CONSIDERANDO o teor da Resolução CNJ nº 49/2007 que recomenda o estabelecimento do Núcleo de Estatística diretamente subordinado à Presidência do Tribunal para fornecer subsídios ao Planejamento Estratégico Institucional, bem como realizar o acompanhamento dos indicadores institucionais;

CONSIDERANDO que a unidade responsável pela análise e acompanhamento de dados estatísticos e indicadores institucionais não tem sua atuação restrita ao apoio ao planejamento estratégico institucional, ativando-se, igualmente, em atividades de rotina para atender às determinações legais e normativas relacionadas ao acompanhamento dos dados da prestação jurisdicional;

CONSIDERANDO a função estratégica da área de documentação e gestão da informação institucional na coleta de dados que embasam as decisões institucionais e sua atuação direta na redação dos atos normativos do Tribunal, zelando por sua conformidade com o conjunto de normas, internas e externas, a que a Administração Judiciária se sujeita,

RESOLVE:

Art. 1º A Secretaria de Documentação, doravante denominada Secretaria de Gestão da Informação Institucional, passa a ser diretamente subordinada à Secretaria Geral da Presidência.

Art. 1º A Secretaria de Gestão da Informação, doravante denominada Secretaria de Gestão da Informação, Projetos e Normas em atenção ao Ato GP nº 22/2015, é diretamente subordinada à Secretaria Geral da Presidência. (Artigo alterado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

§ 1º Os Serviços de Jurisprudência e Divulgação e de Informações e Estatística têm sua denominação alterada para Serviço Coordenadoria de Gestão Normativa e Jurisprudencial e Serviço Coordenadoria de Estatística e Gestão de Indicadores, respectivamente.

§ 2º Fica criado, na Secretaria, a Serviço Coordenadoria de Gestão Documental e Memória.

§ 3º A Secretaria passa a funcionar com a seguinte estrutura:

I. Serviço Coordenadoria de Gestão Normativa e Jurisprudencial;

II. Serviço Coordenadoria de Estatística e Gestão de Indicadores;

III. Serviço Coordenadoria de Biblioteca; (vide Ato GP 05/2014)

III. Coordenadoria de Apoio à Gestão Estratégica e à Governança Institucional; (Inciso alterado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

IV. Serviço Coordenadoria de Gestão Documental e Memória.

V. Coordenadoria de Apoio à Utilização dos Sistemas Judicias Eletrônicos. (Inciso acrescentado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

Art. 2º À Secretaria de Gestão da Informação Institucional Secretaria de Gestão da Informação, Projetos e Normas compete: (Alterado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

a) apoiar a Presidência ou unidade por ela designada na elaboração e acompanhamento do plano estratégico institucional;

b) realizar o levantamento e análise dos dados estatísticos do Tribunal, visando à construção de indicadores de desempenho que auxiliarão no processo decisório e na definição e controle das ações e metas institucionais;

c) realizar projetos, estudos e relatórios baseados nos indicadores institucionais do CNJ, CSJT e TST e nas determinações por estes emanadas;

d) subsidiar o processo decisório dos magistrados com dados e fontes informacionais;

e) monitorar os resultados da prestação jurisdicional para auxiliar na verificação de sua efetividade;

f) zelar pela divulgação dos dados e resultados institucionais, garantindo transparência e confiabilidade;

g) gerenciar o sistema de normativos do Tribunal, atuando em sua redação com a estrita observância das diretrizes recebidas e zelando por sua conformidade com o conjunto de normas existentes, internas e externas;

h) estabelecer políticas de gestão e divulgação do conhecimento institucional, sua produção normativa e jurisprudencial;

i) prestar apoio às Comissões de Uniformização de Jurisprudência, do Regimento Interno e de Revista, em observância às disposições regimentais;

j) confeccionar a Revista do Tribunal, os Relatórios Anual e de Planejamento da Produção Jurisdicional (RI, arts. 61, XVII e 70, XVI) e demais relatórios que subsidiem o acompanhamento do Planejamento Estratégico Institucional;

k) atuar nos projetos de gestão de processos de trabalho, descrição de procedimentos e instruções;

l) realizar pesquisas e estudos que subsidiem o processo de fortalecimento da governança institucional, buscando informações e conhecimentos sobre novas soluções, projetos, melhores práticas e experiências e propiciando meios para sua divulgação e consulta;

m) zelar pela organização, destinação, conservação e acesso ao acervo documental e histórico do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, administrativo e judicial.

Art. 3º A Serviço Coordenadoria de Estatística e Gestão de Indicadores tem sua estrutura modificada e passa a funcionar constituído de:

a) Setor  Seção de Acompanhamento Estatístico de 1º Grau;

b) Setor  Seção de Acompanhamento Estatístico de 2º Grau;

c) Setor  Seção de Gestão de Indicadores Institucionais.

Art. 4º O Serviço de Gestão Documental e Memória atuará com a incumbência de:

a) seguir as diretrizes do Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário, zelando pela organização, destinação, conservação e acesso ao acervo documental do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região;

b) fornecer apoio técnico-arquivístico às unidades judiciárias e administrativas no que tange à organização e descarte/transferência de seus arquivos em fase corrente, bem como à seleção da massa documental acumulada com vistas ao recolhimento ao arquivo permanente;

c) facultar aos interessados a consulta e cópia dos documentos de arquivo sob sua guarda, salvo quando houver limitações do direito de acesso às informações neles contidas ou risco de danos ao suporte dos originais;

d) estabelecer e operacionalizar a política de salvaguarda da memória institucional e recolher os documentos e objetos de interesse histórico que venham a ser produzidos em iniciativas de cunho pedagógico ou cultural promovidas pelos órgãos do Tribunal;

e) fomentar o conhecimento do patrimônio documental e memorial da Instituição através da elaboração de instrumentos de pesquisa e da promoção de atividades de pesquisa histórica e de divulgação do acervo.

Parágrafo único. O Serviço de Gestão Documental e Memória funcionará constituído de:

a) Setor de Recepção, Logística e Armazenamento Documental;

b) Setor de Consulta e Atendimento;

c) Setor de Destinação Documental;

d) Setor de Arquivo Histórico e Memória Institucional.

Art. 4º À Coordenaria de Gestão Documental e Memória compete: (Artigo alterado pelo Ato GP nº 06/2013 - DOEletrônico 21/03/2013)

a) observar as diretrizes do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) instituído pelo Conselho Nacional de Justiça, do Conselho Superior da Justiça do Trabalho decorrentes da Política Nacional de Gestão Documental da Justiça do Trabalho, bem como aquelas estabelecidas pelo Comitê Gestor do Programa Regional de Resgate da Memória deste Tribunal;

b) zelar pela organização, destinação, conservação e acesso ao acervo documental e histórico do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região;

c) fornecer apoio técnico-arquivístico às unidades judiciárias e administrativas no que tange à organização e descarte/transferência de seus arquivos em fase corrente, bem como à seleção da massa documental acumulada com vistas ao recolhimento ao arquivo permanente;

d) facultar e facilitar aos interessados a consulta e cópia dos documentos de arquivo sob sua guarda, salvo quando houver limitações do direito de acesso às informações neles contidas ou risco de danos ao suporte dos originais;

e) operacionalizar a política de salvaguarda de memória institucional e recolher os documentos e objetos de interesse histórico existentes  e aqueles que venham a ser produzidos em quaisquer iniciativas promovidas pelos órgãos do Tribunal;

f) fomentar o conhecimento do patrimônio documental e memorial da Instituição por meio da divulgação do acervo, da elaboração de instrumentos que possibilitem a pesquisa histórica e da promoção de atividades culturais de resgate da memória;

g) desenvolver vocabulário controlado ou tesauro como instrumento auxiliar de gestão documental com vistas a uniformizar o tratamento da documentação e agilizar a recuperação da informação, com o auxílio de sistema informatizado que observe, no que couber, o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário para gestão arquivística de documentos - Moreq-Jus (Resolução nº 91/2009 do Conselho Nacional de Justiça);

Art. 4º-A A Coordenadoria de Gestão Documental e Memória é constituída de: (Artigo acrescido pelo Ato GP nº 06/2013 - DOEletrônico 21/03/2013)

I. Seção de Recepção, Logística e Armazenamento Documental;

I. Seção de Controle de Autos Arquivados; (Inciso alterado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

II. Seção de Consulta e Atendimento;

III. Seção de Destinação Documental;

III. Seção de Avaliação e Destinação Documental; (Inciso alterado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

IV. Seção de Arquivo Histórico e Memória Institucional.

IV. Seção de Arquivo Histórico, Memória e Instrumentos Arquivísticos. (Inciso alterado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

§ 1º À Seção de Recepção, Logística e Armazenamento Documental Seção de Controle de Autos Arquivados incumbe: (Alterado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

a) recolher e transportar os documentos judiciais e administrativos em fase intermediária, bem como sua transferência ao Arquivo;

b) recepcionar, conferir e armazenar os documentos, observadas as normas arquivísticas vigentes;

c) Verificar, nos autos recebidos, a existência da lista de verificação para baixa definitiva, devidamente assinada, nos termos previstos na Consolidação das Normas da Corregedoria Regional;

d) atender aos pedidos de desarquivamento formulados pelas unidades judiciais e administrativas;

e) orientar as unidades judiciais e administrativas quanto à organização, de seus arquivos em fase corrente, observadas a Tabela de Temporalidade e as Tabelas Processuais Unificadas.

§ 2º À Seção de Consulta e Atendimento incumbe:

a) buscar e localizar documentos judiciais que se encontram no arquivo intermediário e sua disponibilização ao usuário mediante consulta presencial ou remota;

b) fornecer cópia parcial ou de inteiro teor do documento, observadas as normas definidas pela Presidência e pela Corregedoria Regional;

c) orientar e fiscalizar os usuários quanto à observância dos procedimentos vigentes para a consulta de documentos e obtenção de cópias.

§ 3º À Seção de Destinação Documental, Seção de Avaliação e Destinação Documental observadas as diretrizes institucionais, incumbe a seleção, a análise e a avaliação do valor secundário dos documentos destinados à guarda permanente aplicando os instrumentos de gestão arquivística, bem como a orientação das unidades judiciais e administrativas quanto ao descarte de seus arquivos em fase corrente. (Alterado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

§ 4º À Seção de Arquivo Histórico e Memória Institucional Seção de Arquivo Histórico, Memória e Instrumentos Arquivísticos incumbe: (Alterado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

a) localizar e recolher documentos/imagens e objetos de interesse histórico que se encontrem nas diversas unidades administrativas e judiciárias, bem como aqueles que estejam em poder de terceiros, sendo que com relação a estes as ações objetivarão a reintegração negociada ao acervo do TRT2;

b) catalogar os objetos e imagens recolhidos para formação de museu e organização de acervo iconográfico do TRT2;

c) elaborar vocabulário controlado efetuando sua revisão periódica, com o auxílio de equipe multidisciplinar especialmente designada, observando-se as diretrizes estabelecidas pelo CGMTRT2 para a sua construção;

d) indexar os documentos do acervo histórico utilizando as Tabelas Processuais Unificadas, os demais instrumentos auxiliares;

e) realizar a higienização, recuperação/restauração dos documentos e objetos do acervo histórico cuidando para que estejam corretamente acondicionados e para que sejam mantidos em condições ambientais adequadas, observadas as normas técnicas de tratamento e manuseio documental, notadamente as Recomendações do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;

f) promover ações que viabilizem a digitalização dos documentos judiciais e administrativos do acervo histórico, observadas as regras do Moreq-Jus no que for cabível, de modo a possibilitar o acesso por meio de sistema informatizado;

g) promover a investigação dos documentos históricos com vistas à recuperação da memória institucional;

h) prestar suporte técnico ao pesquisador interno ou externo;

i) preparar resenhas históricas para divulgação da memória institucional;

j) elaborar, em conjunto com a Escola Judicial, propostas, programas culturais e educacionais para a disseminação da memória do Tribunal.

Art. 4º-B. A Coordenadoria de Gestão Normativa e Jurisprudencial é constituída de: (Artigo acrescentado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

I. Seção de Pesquisa, Conformidade e Edição de Atos Normativos;

II. Seção de Sistematização e Catalogação de Jurisprudência;

III. Seção de Editoração e Divulgação de Publicações Técnicas.

Art. 4º-C. A Coordenadoria de Apoio à Gestão Estratégica e à Governança Institucional é constituída de: (Artigo acrescentado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

I. Seção de Apoio à Gestão de Projetos Institucionais;

II. Seção de Governança, Risco e Compliance.

Art. 4º-D. A Coordenadoria de Apoio à Utilização dos Sistemas Judicias Eletrônicos é composta de: (Artigo acrescentado pelo Ato GP nº 24/2016 - DOEletrônico 19/08/2016)

I. Seção de Orientação aos Usuários Internos do PJe-JT;

II. Seção de Homologação e Validação de Procedimentos.

Art. 5º Ficam mantidas, no que couber, a estrutura e demais competências e atribuições constantes do Regulamento Geral do Tribunal para a Secretaria e unidades nominadas nos itens I, II e III do § 3º, do art. 1º desta norma.

(a)DECIO SEBASTIÃO DAIDONE
Desembargador Presidente do Tribunal